Московская жилищная газета

Жилищные программы

Опубликовано на сайте: 02 февраля 2012 г. 00:00
Публикация в газете: №4 (876) от 02 февраля 2012 г.

Как работает жилищная канцелярия

Как работает жилищная канцелярия

Без какого отдела может остановиться работа любого учреждения, будь то коммерческая или государственная структура? Конечно же, без канцелярии. Касается это и Департамента жилищной политики и жилищного фонда города Москвы, где в составе Управления по работе с обращениями создан специальный отдел. О том, чем занимаются его сотрудники, корреспондент «КР» попросил рассказать начальника отдела по работе с документами Людмилу Зазимко.

Все знает и умеет «Золушка»

– Основная задача нашего отдела – организация работы с документами, а главная функция – контроль исполнения, – говорит Людмила Алексеевна. – Это относится не только к служебной документации, в том числе поступающей из правительства Москвы, но и писем граждан. Мы отвечаем за правильность оформления документов. Потому что любое распоряжение или постановление, выпущенное столичным Департаментом жилищной политики и жилищного фонда, является его лицом, которое в свою очередь должно иметь благородный вид. То есть, именно от наших специалистов зависит выпуск любого документа, который не должен содержать в себе ошибок или помарок, должен быть правильно оформлен и подписан.

Объем работы отдела, где трудится 13 сотрудников, довольно большой. Например, в прошлом году было оформлено 80 тысяч документов, присланных по адресу: Газетный переулок, 1/12. Каждый из них прошел регистрацию в электронном виде в так называемой «Золушке» – информационной системе по обработке документов, которая действует с 1995 года. Кстати, по этой системе можно отследить судьбу письма, заявления или жалобы: когда и кем был дан ответ, на все ли заданные вопросы.

Направить в нужное русло

Довольно часто обращаются в жилищный департамент не только московские очередники, но и россияне, не имеющие московской «прописки». Они хотят узнать – имеют ли право на получение или приобретение жилья по льготным ценам на основании того, что трудятся в столице, к примеру, десять лет. Очередники желают ускорить решение жилищных вопросов и также обращаются. Много писем от предприятий, руководители которых ходатайствуют о своих сотрудниках, и от организаций, занимающихся переселением жителей из сносимых домов.

На стол к специалистам отдела попадают различные документы, начиная от тех, которые необходимы для слаженной работы всего департамента, и заканчивая обычными письмами. Здесь и распоряжения, касающиеся жилищной сферы, и документы федеральных, городских органов власти. Поступают обращения от предприятий и организаций, депутатов всех уровней, в том числе из других субъектов РФ, и даже заявления от иностранных граждан.

Именно отдел по работе с документами направляет ту или иную бумагу на рассмотрение в самостоятельные подразделения департамента или заместителям руководителя по вопросам, которые они курируют. Казалось бы, что такого, если запрос очередника попадет на стол к специалисту, который не обладает нужной информацией и не даст точный ответ? Для сотрудника канцелярии это недопустимо. В результате ошибки будет зря потрачено время, а значит, чья-то судьба останется на этот период не решенной, человеку не окажут вовремя помощь. Поэтому так важно на самом первом этапе, как только поступило письменное обращение, направить его в нужное русло. К счастью, по словам Людмилы Зазимко, случаи, когда документ уходит «не туда», бывают довольно редко.

Просим разъяснить...

В информационно-справочную службу, которая организована при отделе по работе с документами, ежедневно обращаются сотни жителей столицы. Причем вопросы задают совершенно разные: по строительству, переселению, предоставлению жилья в рамках возмездных программ, по тому, как встать на жилищный учет и так далее. При этом можно как позвонить по телефону и выяснить сразу какой-то интересующий вопрос, так и передать письменное обращение.

К примеру, в 2010 году, когда страна отмечала 65-летие Победы, в департамент обратились по вопросам улучшения жилищных условий свыше 4 500 семей ветеранов Великой Отечественной войны, вдов фронтовиков, тружеников тыла. В прошлом году число таких обращений уменьшилось почти в два раза. Зато в 2011-м прослеживалась активность многодетных семей, которые хотели бы увеличить площадь имеющегося у них жилья, чтобы все домочадцы могли чувствовать себя комфортно. Свыше 1 600 многодетных москвичей обращались в департамент за разъяснениями.

– Бывает, что к нам дозваниваются отчаявшиеся горожане, – рассказывает начальник отдела. – Всегда хочется им как-то помочь, объяснить и успокоить в рамках своей компетенции. В прошлом году одна женщина-инвалид стала заложницей обстоятельств. Это было время, когда только-только входила в практику новая система электронного документооборота. Звонившая нам была очередницей. Она уже определилась с выбором квартиры, но распоряжение по оформлению этой площади отправлялось несколько раз на доработку. В окружном управлении почему-то не решились объяснять причины задержек. Отчаявшаяся женщина уже не знала куда обращаться, чтобы прояснить судьбу своего договора. В итоге попала к нам. За время общения с ней запомнили не только ее фамилию, но и имя, отчество. Наши сотрудники узнавали ее по голосу. А когда к нам пришли документы, подписанные руководством департамента, то первым делом сообщили об этом ей.

Эта женщина оказалась весьма благодарной. И после переезда на новое место жительства она не раз звонила в отдел и тепло благодарила за помощь. Конечно, такие маленькие эпизоды приятны. Они подтверждают, что работник канцелярии должен хорошо знать не только делопроизводство, но и быть своего рода психологом.

«Мустанг» доставит вовремя

С апреля 2011 года Департамент жилищной политики и жилищного фонда города был наделен новыми полномочиями – выпуском распоряжений по предоставлению жилых площадей очередникам, что раньше входило в обязанности московских префектур. Поэтому объем работы отдела значительно увеличился. Для оптимизации этой деятельности была разработана и внедрена электронная система по выпуску документов о предоставлении жилья очередникам под названием «Мустанг». Именно в отделе по работе с документами она проходила апробацию.

– Наши специалисты занимаются делопроизводством, поэтому приходилось придумывать, как регистрировать документы в этой системе, как присваивать номер, как заверять. Многие вопросы изучали с нуля, – вспоминает Л. Зазимко.

Людмила Алексеевна работает в канцелярии департамента больше десяти лет. Хорошо помнит, как приходилось раньше буквально зарываться в огромные шкафы, где размещались тысячи карточек, в которые вносилась информация по любому обращению. С развитием компьютерных технологий многое изменилось: современные разработки позволяют с легкостью найти в тысяче дел нужный номер.

Каким же образом работает новая информационная система? К примеру, семья очередников ждала заветной квартиры долгие годы. Наконец-то их очередь подошла, они уже осмотрели квартиру, подписали свое согласие. Дальше начинается оформление всех необходимых документов. Сначала в окружном жилищном управлении готовится проект распоряжения о предоставлении площади конкретной семье. Потом он в электронном виде поступает в департамент – на Газетный. Далее проект проходит ряд согласований, в том числе с Правовым управлением, которое проверяет законность выдачи «квадратов». Если семья приобретает квартиру по программе предоставления субсидии из городского бюджета, тогда согласование проводится еще Управлением экономики и финансов. В каждом конкретном случае – свои этапы пути.

Затем документ подписывается у одного из заместителей руководителя департамента, который курирует ту или иную сферу (реализация жилищных программ, вопросы переселения). Как только подписи поставлены, распоряжение в электронном виде плюс на бумажном носителе поступает в отдел по работе с документами, где ему присваивается номер. Так документ обретает свою юридическую силу.

Просто выйди в интернет

В базе «Мустанга» уже зарегистрировано свыше 16 тысяч распоряжений по департаменту. Как считает Людмила Зазимко, с внедрением в практику электронной цифровой подписи, эта система заработает еще эффективнее, а время выхода документа сократится.

В прошлом году увеличился поток писем, приходящих на электронную почту жилищной приемной. Такое виртуальное обращение рассматривается, как и обычное письмо. Если вопрос, присланный по «электронке», не входит в компетенцию департамента, то письмо перенаправляется по принадлежности. Если же он касается жилищной тематики, то сразу отправляется в работу к специалистам.

Как отмечают сотрудники отдела по работе с документами, все больше горожан прибегают к современным способам связи. Достаточно иметь персональный компьютер и выход в интернет, чтобы задать интересующие вопросы. Ответ на них готовится, как и на обычную корреспонденцию, в течение месяца.

Валерия Лященко

Другие статьи на тему: Жилищные программы

  • Кунцево: перемены широкого масштаба
    С присоединением новых земель Кунцево стало самым большим районом на Западе Москвы. Сегодня это основная строительная площадка округа. Здесь продолжается снос пятиэтажек, идет комплексная реконструкция старых кварталов. О перспективах развития района и новосельях к Новому году корреспонденту «КР» рассказал первый заместитель главы управы Сергей Козлов.
  • Рождество отметят на Рождественской
    Новые микрорайоны Некрасовки продолжают заселяться московскими очередниками. «КР» познакомился еще с одними новоселами, которые здесь получили по договору социального найма просторную трехкомнатную квартиру.
  • Так хочется верить!
    Распоряжением от 30 ноября 2012 г. №2227-р председатель правительства России Дмитрий Медведев утвердил государственную программу Российской Федерации «Обеспечение доступным и комфортным жильем и коммунальными услугами граждан Российской Федерации».
  • Владимир Говердовский: Наш вектор развития – социальный
    На очередном заседании правительства Москвы рассматривалась реализация программы комплексного развития Северо-Западного округа. О том, что сделано за два года, отчитывался префект СЗАО Владимир Говердовский. На следующий день он провел пресс-конференцию, где рассказал не только об итогах работы, но и не решенных проблемах, ближайших планах.
  • Новоселья на проспекте Защитников Москвы
    С присоединением новых территорий Некрасовка на наших глазах превращается в один из самых крупных и перспективных столичных районов. Сегодня Люберецкие поля – основная строительная площадка города, где возводится жилье и для московских очередников. С новоселами, которые воспользовались социальной ипотекой, пообщался корреспондент «КР».