Чтобы было дешево и сердито
Товариществу собственников жилья, если оно самостоятельно управляет домом, придется постоянно привлекать сторонние организации для выполнения ремонтных работ. То есть подрядчиков. А если собственники решили довериться управляющей компании, то им также важно найти лучшую из лучших.
Поговорим о том, как не прогадать с выбором, а главное – провести отбор юридически грамотно. В этом нам помогут руководитель жилищного сектора направления «Городское хозяйство» Фонда «Институт экономики города» Ирина Генцлер и главный специалист жилищного сектора Татьяна Лыкова.
Кому это нужно
Выбор подрядчика из нескольких кандидатов представляется многим ТСЖ излишним. Ведь вполне можно воспользоваться услугами знакомого специалиста или предпринимателя. Можно заключить договор с организацией, которую порекомендовали надежные люди, купить стройматериалы в ближайшем магазине или на рынке. Поиск других, альтернативных предложений услуг и работ, оценка предложений, переговоры с разными людьми, по их мнению, – бессмысленная трата сил, времени, а иногда и денег.
Весьма распространенное заблуждение! Ведь только конкурентный отбор дает возможность получить больший объем и лучшее качество при меньших затратах. Если потенциальные продавцы или подрядчики знают о том, что рассматриваются предложения конкурентов, они не будут завышать свою цену. Более того, предложат скидки или дополнительные выгоды. И товарищество будет уверено, что не переплатило, не упустило возможных выгод, как может случиться, если принять первое попавшееся предложение. Кроме того, конкурентный отбор уменьшает возможности для финансовых злоупотреблений в ТСЖ.
Обычно процедура выбора сопровождается письменным оформлением принимаемого решения (с приложением соответствующих документов). Поэтому председатель правления может легко объяснить жителям, почему предпочтение было отдано конкретному продавцу, исполнителю или подрядчику. Даже если по итогам оценки предложений товарищество выбрало управляющего, которого ему ранее кто-то рекомендовал, этот выбор подкрепляют выявленные объективные преимущества в сравнении с предложениями других потенциальных управляющих. Таким образом, процесс принятия решений в товариществе становится прозрачным для собственников, и у них не возникает оснований думать, будто кто-то из должностных лиц ТСЖ действовал в личных, а не в общественных интересах.
В условиях конкуренции подрядчики, заинтересованные в получении заказов, сохранении и расширении круга клиентов, неизбежно вынуждены повышать качество работ через улучшение квалификации своих работников, развитие материально-технической базы, использование современных материалов и технологий. Опыт показывает, что часто выбор ТСЖ склоняется в пользу новых эффективных материалов, имеющих лучшие эксплуатационные характеристики, более высокая стоимость которых окупается за счет увеличения срока службы в сравнении с традиционными материалами.
Разберемся в способах отбора
Для ТСЖ, как и для других юридических лиц, закон не устанавливает норм, которые требуют обязательного проведения конкурсного отбора исполнителей услуг и подрядчиков. Но когда дело касается расходования средств товарищества, образовавшихся за счет взносов и платежей собственников, здравый смысл подсказывает: лучшего результата можно достичь, выбирая из нескольких претендентов. При этом применяют несколько способов.
Торги (конкурсы) представляют собой широко распространенную в бизнесе форму заключения сделок, при которой стороны ведут переговоры о цене товара или услуги до момента совершения сделки. В результате она заключается на условиях, которые каждая из сторон считает выгодными или, по меньшей мере, приемлемыми, либо не заключается вообще.
Торги могут проводиться в форме аукциона – публичной распродажи, при которой покупателем становится тот, кто предложит самую высокую цену. Или конкурса, он подразумевает заключение договора с тем из участников, который предложил наилучшие условия.
Конкурсы могут быть открытыми и закрытыми. Открытый конкурс рассчитан на неопределенный круг и неограниченное число участников и предусматривает их привлечение через широкое оповещение. Закрытый конкурс проводится среди ограниченного круга участников, специально приглашенных заказчиком.
Различают конкурсы селективные (сбор и отбор заявок на участие и последующий закрытый конкурс среди отобранных претендентов) и двухэтапные (на первом этапе поставщики представляют только технические предложения без указания цен, а после переговоров с заказчиком заявки поставщиков, не отвечающих квалификационным требованиям, отклоняются; на втором этапе поставщики представляют окончательное техническое и ценовое предложение).
Для ТСЖ выгодным представляется конкурс с оплачиваемым участием. Суть его заключается в том, что товарищество по итогам первого этапа оплачивает разработку технических заданий (в оговоренных заранее размерах) тем участникам, которые допускаются до второго этапа и соревнуются за реализацию своих предложений.
ТСЖ при этом получает в собственность готовую техдокументацию для разных вариантов реализации проекта, которой можно воспользоваться впоследствии. При этом те претенденты, которые на первом этапе выполнили часть подготовительной работы с наилучшими результатами, получают плату за разработку документации независимо от того, выиграют они право заключить договор на ее реализацию или нет.
Как правило, руководители ТСЖ не владеют в полной мере информацией о современных технологиях и материалах для таких работ, а также их реальной стоимости. При этом заказ техзадания в одной специализированной экспертной организации, во-первых, может стоить слишком дорого, во-вторых, есть риск не получить описания всех возможных вариантов реализации проекта. И, в-третьих, после этого все равно еще придется искать подрядную организацию для ремонта. А «конкурс с оплачиваемым участием» на разработку и реализацию соответствующего проекта может помочь получить и полную техническую документацию, и подрядчика, причем за меньшие средства.
Здравый смысл прежде всего
Процедура конкурса длится, как правило, более месяца. Поэтому ТСЖ может воспользоваться и другими способами отбора.
Способ запроса котировок, то есть запрос цен или прайс-листов, используется для заказа стандартных работ и услуг, приобретения товаров на сложившемся рынке. Запрос в письменной или устной форме направляется не менее чем в три компании – поставщика или подрядчика. Выбор осуществляется только на основании сравнения цен. Основное преимущество этого способа – оперативность: всю процедуру закупок можно провести за день.
Если срочно понадобилось заказать услуги, работы или закупить товары, ТСЖ может ограничиться проведением конкурентных переговоров с потенциальными поставщиками, на основании которых и заключает договор. Товарищество проводит переговоры с определенным кругом поставщиков, предложения которых кажутся приемлемыми. После их завершения просит всех поставщиков представить к установленной дате окончательное предложение. Договор заключается с тем из них, чье предложение наиболее полно удовлетворяет потребности ТСЖ.
Основным способом заказа услуг является запрос предложений. Он применяется, когда заказчик может поставить перед исполнителем цель оказания услуги, но ему самому не вполне понятны способы ее достижения, и он хочет запросить варианты решения проблемы у потенциального исполнителя. Этот способ хорош при выборе собственниками управляющей организации или товариществом – подрядчика по содержанию и ремонту многоквартирных домов.
Можно и без конкурса
Расходы, которые несет товарищество, в каждом случае могут разниться по сумме, периодичности и последствиям от неправильного вложения средств. Например, капремонт кровли дома может проводиться раз в 5–10 лет, но по стоимости он несравним с суммой поступлений в товарищество взносов собственников за месяц или даже год. А, например, покупать канцтовары или лампочки нужно, может быть, каждый месяц, но на это всякий раз тратятся маленькие суммы. При этом ущерб от некачественно выполненного капитального ремонта несравним с последствиями потери, скажем, пачки бумаги или коробки лампочек.
Целесообразно ли в каждом случае проводить отбор исполнителей и поставщиков через конкурс?
Поскольку товарищество расходует средства собственников, следует согласовать с ними порядок, которым должно руководствоваться правление ТСЖ при проведении закупок товаров, выборе исполнителей услуг и подрядчиков. Этот порядок может предусматривать различные варианты способов и процедур конкурентного отбора, лиц, имеющих полномочия по принятию решения, а также состава документов, которые при этом должны оформляться.
Полезно также установить в товариществе внутренние правила проведения конкурсного отбора в зависимости от величины расходов на конкретный заказ или закупку. Эти же правила могут устанавливать возможность для каких-то случаев обойтись без сбора и анализа нескольких предложений.
У каждого товарищества будут свои финансовые ориентиры для выбора процедур. Чем крупнее закупка, сложнее объем работ, тем больше они будут стоить, тем важнее не ошибиться с выбором.
Если правлению надо купить коробку канцелярских скрепок, нет смысла посещать три магазина, потому что возможный выигрыш в цене будет ничтожно малым, а расходы на такой «конкурс» намного превысят предполагаемую выгоду. Если же, например, перед товариществом стоит задача приобрести компьютер или инвентарь для уборщиц на год работы, то метод запроса котировок (или, по крайней мере, поход в несколько торговых точек) вполне оправдан.
Гораздо сложнее найти квалифицированного управляющего или обслуживающий персонал, организацию-подрядчика для проведения ремонта или комплекса работ по обслуживанию дома. Ведь никакого магазина или рынка, где они выставляют себя на всеобщее обозрение, нет. Поэтому требуется сначала найти заинтересованных в получении этой работы лиц, получить их предложения, а затем по определенным критериям определить лучшее из них.
Когда товарищество собирается проводить капремонт кровли (коммуникаций) или ищет управляющую организацию, поиск подрядчика не может ограничиться несколькими телефонными звонками или просмотром объявлений в газете. Стоит провести полноценный конкурс.
Правила игры
Для того чтобы конкурс состоялся по правилам, и не последовало претензий или даже исков со стороны участников, нужно разработать и утвердить специальный пакет конкурсной документации. Процедура конкурса строго регламентирована. Так, объявление должно быть опубликовано в печати или разослано не менее чем за месяц до конкурса; устанавливается день и час, до которых принимаются предложения от потенциальных исполнителей или подрядчиков; участники конкурса должны внести на счет товарищества задаток, что в обычных условиях представляется трудновыполнимым.
Ни условия конкурса, ни условия поданных конкурсных предложений не могут изменяться, даже когда в процессе конкурса возникнет такая потребность. Если будет подана только одна заявка, конкурс считают несостоявшимся, и начинают все заново. Если заявок несколько, товарищество должно выбрать победителя и заключить с ним договор (если только все заявки не будут отклонены как не соответствующие требованиям, изложенным в конкурсной документации).
Выбирая исполнителей, подрядчиков или поставщиков, правление должно быть готово к тому, что члены товарищества могут запросить у него объяснений, на каком основании была выбрана та или иная организация. Разработанные и утвержденные решением общего собрания внутренние правила применения процедур конкурентного отбора дадут правлению четкое руководство к действиям в различных случаях. А их соблюдение повысит прозрачность деятельности правления и доверие со стороны собственников помещений.
Как оформить выбор
Рассмотрим пример простейшего способа отбора и оформления решения. Скажем, товариществу нужно закупить задвижки для системы канализации.
Предмет закупки: задвижки для системы канализации в количестве 6 штук для ТСЖ «ААА»
| Описание показателей: | Поставщик № 1: ООО «XXX»: | Поставщик № 2: ПБОЮЛ «YYY» | Поставщик № 3: ООО «ZZZ» |
|---|---|---|---|
| Цена за единицу | 1855 руб. | 1810 руб. | 1785 руб. |
| Стоимость всего | 11 130 руб | 10 860 руб. | 10 710 руб. |
| Срок исполнения | В течение 5 рабочих дней после оплаты | В течение 2 рабочих дней после оплаты | В течение 3 рабочих дней после оплаты |
| Условия оплаты | 100%-ная предоплата в течение 5 банковских дней со дня подписания договора | 100%-ная предоплата в течение 5 банковских дней со дня подписания договора | 100%-ная предоплата |
| Ответственность сторон по договору | В случае несоблюдения согласованной даты поставки поставщик выплачивает покупателю неустойку в размере 0,2% за каждый день просрочки от общей суммы недопоставленного товара, причем общаясумма окончательной неустойки не должна превышать 15% от общей суммы недопоставленного товара |
В случае несоблюдения согласованной даты поставки поставщик выплачивает покупателю неустойку в размере 0,5% за каждый день просрочки от общей суммы недопоставленного товара, причем общаясумма окончательной неустойки не должна превышать 5% от общей суммы недопоставленного товара |
Информация не предоставлена |
| Доставка | Бесплатная доставка по городу | Самовывоз со склада поставщика | Самовывоз со склада поставщика |
| Другие существенные условия | Поставщик дает гарантию 3 месяца с даты оплаты, предоставил сертификат качества |
Поставщик заменит недоброкачественные вентили в течение 20 дней с даты оплаты |
Поставщик заменит недоброкачественные вентили в течение 60 дней с даты оплаты |
| Контактная информация/адрес: | г. Москва, ул. __________, д. __, тел. ______________ | г. Владимир, ул. __________, д. __, тел. ______________ | г. Ковров, ул. __________, д. __, тел. ______________ |
| Наличие письменного (прайс-лист) | Имеется (прилагается) | Имеется (прилагается) | Имеется (прилагается) |
| Примечание/ комментарий |
Цена самая высокая (но превышает самую низкуюцену только на 7,3%). Качество подтверждается сертификатом. Гарантийный срок 3 месяца — самый длительный. Обеспечивается бесплатная доставка. Срок исполнения самый длительный (5 дней), но у ТСЖ есть возможность |
Цена средняя, но ТСЖ должно само вывезти товар со склада, что приведет Самый короткий срок гарантии и не предоставлен сертификат качества.
|
Цена самая низкая, но ТСЖ должно само вывезти товар со склада, что приведет Не предоставлены сертификат качества и информации об ответственности |
Принятое решение: выбран поставщик ООО «XXX», хотя цена закупки выше, чем у других поставщиков, но его предложение имеет ряд выгодных условий для ТСЖ: подтверждение качества, самый длительный срок гарантии, бесплатная доставка (компенсирует более высокую цену).
Ищем кадры
Товариществу нужно уметь подбирать не только организации-подрядчики, но и штатных специалистов. Здесь конкурс также не будет лишним.
Подход к выработке критериев выбора исполнителя зависит от того, какие задачи стоят перед товариществом, что для него важно. Если оно хочет принять на работу сантехника, то для него существенно, чтобы работы в доме выполнялись с хорошим качеством. А для этого необходимо найти специалиста с высокой квалификацией. Это и будет первым критерием. Одно ТСЖ хочет, чтобы сантехник всегда был на месте, а другому – он не нужен на весь рабочий день (на ставку), но важно, чтобы он быстро явился по вызову. Для второго случая критерием специалиста будет его мобильность.
Товарищество может быть заинтересовано и в том, чтобы сантехник имел дополнительную специализацию, собственные инструменты и т. д. В этом случае критерием должно стать наличие у него смежной специальности, например электрика.
Поскольку условия работы сантехника в доме достаточно сложные как технически (работа в подвале, на чердаке), так и психологически (работа с людьми – собственниками квартир), то иногда важен возраст специалиста. А также желательно, чтобы он имел хорошее состояние здоровья, был коммуникабелен, не имел вредных привычек. Значит, это тоже надо включить в критерии выбора.
После определения критериев товариществу нужно запросить подтверждающие документы. Например, квалификация специалиста подтверждается образованием и опытом работы: копии диплома о профессиональном образовании, свидетельства о прохождении специальных курсов обучения или повышения квалификации, копию трудовой книжки, записи в которой свидетельствуют о стаже работы по специальности. О мобильности может свидетельствовать свободный график по основному месту работы, ее местонахождение недалеко от ТСЖ или проживание претендента рядом с товариществом, а также наличие автомобиля.
О графике специалиста по основному месту работы можно узнать из его трудового договора. Место жительства подтверждается соответствующим штампом в паспорте. О возможности пользования автомобилем свидетельствуют: документ, подтверждающий право владения, или пользования, или распоряжения транспортным средством; водительское удостоверение; талон о прохождении техосмотра; страховой полис.
Аналогичный подход может быть применен для конкурентного отбора бухгалтера, управляющего. Если для товарищества важно качество работы, то такой критерий, как квалификация, будет присутствовать при выборе любого специалиста. А вот критерий мобильности при выборе, например, бухгалтера, скорее всего, не представляет интереса. Для товарищества важнее, может быть, наличие у него компьютера и бухгалтерской программы, а также возможность работы дома (в случае, если у ТСЖ нет офиса и оргтехники).