Все жилищные услуги – в электронном виде
Об этом подразделении Департамента жилищной политики и жилищного фонда города Москвы «КР» еще не рассказывал. Наверное, потому что работа его специалистов не столь заметна, не связана напрямую с людьми, нуждающимися в улучшении жилищных условий. Но именно эти специалисты отвечают за всю электронную базу департамента, без которой ни один жилищный вопрос не может быть решен. Сегодня восполним этот пробел – представим читателям начальника Управления информационных технологий Юрия Мартынова.
Переход начался
– Юрий Дмитриевич, с 1 января 2011 года департамент начал переход на электронный документооборот. Какова в этом роль Управления информационных технологий? На какой срок рассчитан переходный период?
– Наше управление занимается автоматизацией всех функций и задач, возложенных на Департамент жилищной политики. Собственно, с тех пор, как появилась вычислительная техника, мы и решаем эти вопросы. В этом направлении департамент всегда занимал передовые позиции в городе. Безусловно, это заслуга предыдущего начальника управления Юрия Пугача, который проработал на этом участке более 30 лет.
Электронный документооборот – это механизм создания, хранения и передачи документов в электронном виде. Цель – сократить время подготовки, согласования документов, повысить оперативность при ответе на письма граждан и обращения организаций, обеспечить контроль над сроками ответов. Руководитель департамента Николай Федосеев поставил задачу: все проекты документов, которые готовят сотрудники, должны согласовываться в электронном виде. Полностью перейти на электронный документооборот планируется до конца нынешнего года.
Курс – на автоматизацию
– Как давно началась автоматизация жилищной сферы?
– История автоматизации жилищной отрасли началась еще в прошлом веке, когда в других департаментах и не думали об этом. Связано это с тем, что на жилищном учете стояло достаточно большое число очередников – около 200 тысяч семей. Город активно строил многоэтажные дома, в год строители сдавали по 2,5 млн кв. метров жилья. Очередники переезжали из старых квартир в новые дома.
Жилье – вещь дорогая. Здесь нужен строгий учет всех жилых помещений, которые будут предоставляться очередникам. Без автоматизации многих процессов сделать это очень трудно.
Одна из первых задач, которая была тогда поставлена перед нами, – ведение очереди и учета предоставления жилья москвичам. Помогла информационно-технологическая система «Курс», которая была введена в эксплуатацию еще в 1978 году по решению Мосгорисполкома. С появлением в 1990-х годах персональных компьютеров была создана информационная система «Курс-2», а еще через несколько лет началось внедрение усовершенствованной – «Курс-3». Это уже современная система. У нас работает более 600 компьютеров на 85 адресах. И сейчас «Курс-3» – основной производственный ресурс.
Но минуло более десяти лет, накопились технологические проблемы, значительно изменилась правовая база, расширился спектр договоров, заключаемых с гражданами. Пришло время модернизировать систему «Курс-3». Скорее всего, часть технологий останется, но они должны быть изменены. Уже разработана первая очередь «Курса-4». Пока это не окончательный вариант. К сожалению, в 2009–2010 годах по ряду причин финансирования новых разработок не было. Надеемся продолжить эту работу.
Помогает «Золушка»
– А что за система «Золушка»? На нее часто ссылаются на заседаниях коллегии департамента, когда идет речь о работе с письмами горожан.
– С 1994 года у нас работает система электронного делопроизводства «Золушка», при помощи которой обеспечивается учет всей корреспонденции, приходящей в департамент. А поток корреспонденции огромный. Еженедельно поступает около двух тысяч документов. В прошлом году было зарегистрировано более 41 тысячи писем от граждан. Каждое письмо учитывается в системе электронного делопроизводства, на него заводится карточка учета, в которую заносят сведения о заявителе, суть обращения, кому оно направлено для подготовки ответа. С момента регистрации письма включается контроль над соблюдением срока ответа заявителю. За пять дней до окончания этого срока в системе формируется напоминание исполнителю о сроке ответа.
Без «Золушки» разобраться в потоке писем было бы очень сложно, а благодаря системе ничего не теряется. Все наши компьютеры находятся в сети департамента. У каждого сотрудника есть возможность переслать письмо по электронной почте, выйти в Интернет и при необходимости воспользоваться правовыми базами – «Кодекс», «Консультант Плюс» и другими.
Кроме того, работает корпоративная система мгновенных сообщений, интранет-портал – своеобразная доска объявлений для сотрудников, где различные подразделения для общения между собой выкладывают методические рекомендации, проекты документов, отчеты.
Два отдела и один сектор
– Расскажите о структуре вашего управления.
– Штат Управления информационных технологий небольшой, всего 13 человек. Занимаемся всеми вопросами, связанными с вычислительной техникой, – организацией работ по прикладному, сервисному сопровождению информационных систем, разработкой программного обеспечения, подготовкой конкурсной документации, приобретением вычислительной техники и т.д.
В управлении есть отделы развития, сопровождения и сектор системного администрирования. Отдел развития занимается совершенствованием информационных технологий, разработкой новых сервисов для сотрудников департамента. Возглавляет его Наталья Подгорнова. Грамотный и квалифицированный специалист, работает у нас более десяти лет.
Отдел сопровождения, которым руководит Юрий Баринов, отвечает за эксплуатацию вычислительной техники, приобретение и ремонт техники, расходных материалов. А сектор системного администрирования обеспечивает функционирование корпоративной сети, информационную безопасность, эксплуатацию серверов, управляет им Дмитрий Румянцев.
Вместе с партнерами
– У вас большой парк техники. Хватает ли на все сил или приходится подключать подрядные организации?
– Отдел сопровождения и сектор системного администрирования тесно сотрудничают с подрядными структурами. Отбираем их по конкурсу. С 1997 года ГУП города Москвы «Информационно-аналитический центр «Жилище» помогает нам решать вопросы, связанные с разработкой программного обеспечения и эксплуатацией всего парка вычислительной техники. Чтобы развивать информационные технологии, писать новые программы, нужны программисты, инженеры, технические работники, а также специалисты, которые могут провести сложный ремонт компьютерной сети. Именно для этих целей, эксплуатации нашей единой информационной системы, разработки программного обеспечения и был создан центр «Жилище». Он успешно выполняет эти функции.
Достаточно давно с нами работает некоммерческое партнерство инновационной деятельности в социальной сфере «Мосгоруслуга» (прежнее название – «Мосжилрегистрация»). К помощи этой организации прибегают многие москвичи, которые хотели бы приватизировать свои квартиры, оформить документацию на жилое помещение. «Мосгоруслуга» обеспечивает ведение Реестра собственности города Москвы в жилищной сфере, где хранятся в электронном виде все сведения о жилых помещениях, находящихся в собственности города. На основании этих данных составляется важный отчетный документ – баланс жилищного фонда столицы.
Базовые «киты»
– Из чего состоит электронная база департамента?
– Автоматизация позволила создать общегородские информационные ресурсы, которые ведет департамент: Реестр участников жилищных программ, Реестр собственности города Москвы в жилищной сфере и Реестр договоров, заключенных с гражданами на жилую площадь, находящуюся в собственности города Москвы. Это наши «киты».
Все три системы в своей основе не информационно-справочные, а технологические, при помощи которых создаются документы. К примеру, идет распределение жилой площади. Используя информационные системы, надо подготовить договор социального найма для семьи очередника. Вначале жилая площадь ставится на учет в центральном офисе департамента, затем на основе электронных распоряжений передается либо в окружное управление департамента, либо в организации города. Сотрудник управления в информационной системе «Курс-3» готовит выписку из решения органа исполнительной власти о заселении жилого помещения по договору соцнайма. Затем составляется договор, который после его подписи передается очереднику.
Наши сотрудники очень ответственно относятся к ведению учетных дел в электронном виде. Но если информационная система откажет, вручную ничего сделать нельзя – ни учетное дело оформить, ни льготы проверить, ни площадь передать. Все процессы полностью автоматизированы. Поэтому от наполнения системы, достоверности сведений, которые в нее занесены, зависят качество, законность предоставления жилья очередникам.
– Кстати, о договоре социального найма. Будет ли упрощена процедура его заключения?
– Да, в 2011 году все станет проще. Чтобы получить договор, гражданину придется прийти в офис всего один раз, потратить минимум времени. Достаточно будет отсканировать паспорта всех членов семьи, и вместе с заявлением, образец которого можно найти на портале государственных услуг города Москвы, прислать документы нам. Мы в электронном виде вышлем подготовленный текст договора. Сверив все данные о членах семьи и занимаемой жилой площади, человек сообщит, когда сможет подойти и подписать договор. Этот юридический документ должен быть в бумажном варианте и с синей печатью.
Пользуясь случаем, хочу пригласить всех очередников и нанимателей, кто еще не успел этого сделать, заключить договор соцнайма. Это повышает социальную защищенность семьи.
Ускоряем шаги
– Вернемся к автоматизации, она уже дает результаты?
– Сегодня наша основная задача – автоматизация всех технологических процессов, которые выполняют работники департамента, а также переход на оказание государственных услуг в электронном виде гражданам и организациям столицы. Чтобы ускорить улучшение жилищных условий очередников, работают городские программы: социальная ипотека, «Молодой семье – доступное жилье», предоставление жилья в бездотационных домах и другие. За каждой программой – свой достаточно сложный технологический процесс. Автоматизация привела к тому, что, с одной стороны, сократилось время оформления документов, и это порадовало очередников, с другой – департаменту не потребовалось увеличивать число чиновников.
– Какие еще шаги на этом пути делаются?
– Мы живем в XXI веке, у многих москвичей есть компьютеры, в квартирах подключен Интернет. В ближайшее время, чтобы сократить очереди, исключить коррупционную составляющую, необходимо обеспечить предоставление услуг населению в электронном виде.
Первый шаг в этом направлении был сделан несколько лет назад. На сайте департамента выложили образцы заявлений для тех, кто хочет встать на учет, участвовать в какой-либо жилищной программе. Чтобы жители могли не только посмотреть, но и скачать бланк, в спокойной обстановке дома заполнить и принести нам. На сайте также поместили все необходимые нормативные документы, тексты федеральных и городских законов, постановления и разъяснения. По электронной почте, адрес которой там же указан, гражданин может послать информацию, задать вопрос и получить ответ.
Следующий шаг – взаимодействие с порталом государственных услуг. Опыт работы с такими ресурсами у департамента есть.
Сервис в открытом доступе
– Интересно, какие жилищные услуги можно будет получить, используя электронику?
– Мы сформировали для портала перечень. В него входят 22 государственные услуги, которые будет оказывать департамент. К ним относятся все те, что связаны с постановкой на учет нуждающихся в жилых помещениях, либо нуждающихся в содействии города для приобретения жилья, а также услуги москвичам, которые стоят на очереди и хотят принять участие в одной из городских программ, заключить договор.
Появится еще одна услуга информационно-справочного характера. Очередника, разумеется, волнует вопрос, когда он сможет улучшить свои жилищные условия. И в 2011 году этот сервис заработает. Наши сотрудники проанализируют все данные – имеет ли гражданин льготы, в каком году встал на очередь, какой состав семьи. Затем ответ отправят на его компьютер.
Бывают ситуации, когда человеку необходимо получить сведения из Реестра собственности города Москвы в жилищной сфере. Часто требуются различные справки: участвовал ли гражданин в приватизации или нет, кому принадлежит квартира, находится ли она в собственности города и другие. Все сведения о жилом помещении, находящемся в городской собственности, есть у нас в базе. И мы, естественно, будем предоставлять такую услугу в электронном виде.
Все наши услуги появятся на портале государственных услуг столицы и станут доступны для горожан. Можно будет скачать электронные образцы заявлений, заполнить и через некоторое время получить необходимую справку. Это главная наша задача, которую необходимо решить уже в первом полугодии 2011-го.
Переход на оказание услуг в электронном виде разбит на пять этапов. Завершение последнего этапа – в 2012–2013 годах.
– Учитывается ли в перечне услуг, что функции департамента расширяются?
– Да, к нам переходят новые функции. Одна из них – признание малоимущности. Теперь будем принимать решения о постановке граждан на жилищный учет или на участие в городских жилищных программах, а также о предоставлении жилых помещений или субсидий.
– В связи с новыми масштабными задачами планируется ли модернизация оборудования?
– Мы ежегодно примерно на 10–15 процентов меняем парк техники. В этом году купим 150 новых компьютеров, сетевое оборудование, серверы, лицензии.
Операция «Приватизация»
– Какие операции с жилыми помещениями самые сложные?
– Приватизация жилья, отчуждение городской собственности в пользу гражданина. Все действия несут большие последствия – как для жителей, так и для города, поэтому документы должны быть юридически правильно оформлены.
Правда, для москвичей процесс приватизации упростился по сравнению с тем, что было несколько лет назад. Сегодня гражданин идет в управу, обращается в «одно окно», представляет паспорта всех членов семьи. Документы копируют и назначают срок, когда надо прийти за свидетельством о праве собственности на жилое помещение. Все справки собирает служба «одного окна», запрашивает бумаги в ГУ ИС района, МосгорБТИ и т.д. До того, как появилось «одно окно», гражданин сам собирал документы, отпрашивался с работы, выстаивал очереди, тратил свое время. Любая опечатка в справке приводила к тому, что необходимо было опять «бежать по кругу».
Сейчас специалисты департамента сами делают запрос в инженерную службу, где хранится единый жилищный документ, в бюро технической инвентаризации. Полученные в электронном виде сведения сокращают сроки подготовки документов для передачи квартиры в собственность гражданину. Пока готовят договор, параллельно приходит бумажный вариант справок. Тогда приглашаем членов семьи на подписание документа.
– Почему нельзя провести всю операцию в электронном виде?
– Федеральное законодательство требует, чтобы документы представлялись в бумажном варианте, заверенном печатью. Только тогда их принимают для рассмотрения нотариусы, суд. Вопрос о внесении изменений в закон ставится. Но срок окончания приватизации – 1 марта 2013 года. Осталось всего два года.
Чтобы не бегать по кабинетам
– Налаживается ли взаимодействие с другими организациями?
– Мэр Москвы Сергей Собянин поставил перед органами исполнительной власти задачу – перейти на электронное взаимодействие с различными структурами, получать от них документы, подписанные электронно-цифровой подписью. Выполнение этой задачи возможно только при поддержке Департамента информационных технологий города. Нам нужны сведения из информационных ресурсов федеральных и городских организаций – миграционной, налоговой служб, ЗАГСа города Москвы и других.
Гражданин не должен собирать справки, документы, бегая по кабинетам. Достаточно, чтобы он написал заявление, а все сведения мы соберем сами. На основании полученных данных специалисты департамента будут принимать решение.
– На ваш взгляд, когда начнет работать электронное правительство города?
– Это произойдет тогда, когда все документы, созданные органами исполнительной власти и касающиеся гражданина, будут оцифрованы, переведены в электронный вид. Нужно иметь юридически значимые ресурсы. Тогда появится возможность ответить на любой запрос жителей.
Все сведения об очередниках, получивших жилье, хранятся у нас в электронном виде с 1994 года. Когда семья по второму разу приходит вставать на учет, чтобы улучшить жилищные условия, мы все о ней уже знаем. В нашем архиве больше миллиона сведений о гражданах. Они носят сугубо персональный характер.
Безопасность и прогресс
– Кто может дать гарантию, что эти сведения не появятся на каком-нибудь рынке?
– Наше управление занимается и вопросами безопасности информации. Охрана персональных данных – достаточно серьезная проблема. Здесь требуются серьезные финансовые вложения, организационные меры. Самая большая ценность – кадры. Очень многое зависит от специалистов, обслуживающих такие ресурсы. Базы данных в 90 процентах случаев похищают не хакеры, а люди, которые работают с этой информацией. Сведения о московских очередниках нигде не фигурируют.
– Ваш прогноз: когда у нас наступит сплошная компьютеризация?
– Прогресс остановить невозможно. Думаю, что в ближайшие годы оформление всех документов для москвичей будет осуществляться в электронном виде.
О нашем собеседнике
Юрий Дмитриевич Мартынов родился в Волгоградской области. Окончил военно-инженерное училище ПВО, затем военную академию. Получил специальность – инженер по электронной технике. В Департаменте жилищной политики и жилищного фонда города Москвы работает с 1997 года. Женат. Сын также занимается информационными технологиями.