ПРИКАЗ ПРАВИТЕЛЬСТВА МОСКВЫ №13 от 2004-02-19

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ ДЕПАРТАМЕНТАПРАВИТЕЛЬСТВО МОСКВЫ
ДЕПАРТАМЕНТ ЖИЛИЩНОЙ ПОЛИТИКИ И ЖИЛИЩНОГО ФОНДА
ГОРОДА МОСКВЫ
ПРИКАЗ
от 19 февраля 2004 г. N 13
В целях дальнейшего совершенствования организации делопроизводства и
обеспечения единого порядка работы с документами в структурных подразделениях
Департамента приказываю:
1. Утвердить и ввести в действие с 01.03.2004 Инструкцию по делопроизводству
Департамента.
2. Сотрудникам Департамента в работе с документами соблюдать требования
указанной Инструкции.
3. Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на заместителя
руководителя Иванова Ю.В.
Руководитель
П.В. Сапрыкин
Утверждена
приказом Департамента
жилищной политики и жилищного
фонда города Москвы
от 19 февраля 2004 г. N 13
ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ ДЕПАРТАМЕНТА
1. Общие положения
1.1. Настоящая Инструкция устанавливает единый порядок введения
делопроизводства в Департаменте жилищной политики и жилищного фонда города
Москвы (далее — Департамент).
1.2. Инструкция определяет основные правила и порядок подготовки, оформления,
контроля исполнения и организации работы с документами во всех структурных
подразделениях Департамента.
1.3. Инструкция разработана в соответствии:
— с ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированная система
организационно-распорядительной документации», принятым и введенным в
действие постановлением Госстандарта России N 65-ст от 03.03.2003;
— с Регламентом Правительства Москвы, утвержденным постановлением
Правительства Москвы N 754-ПП от 17.09.2002;
— с постановлением Правительства Москвы от 28.10.2003 N 896-ПП «О внесении
изменений и дополнений в Регламент Правительства Москвы»;
— с Законом города Москвы «Об обращениях граждан», нормативно-методическими
документами Федеральной архивной службы России;
— с организационными документами Департамента.
1.4. Правила и порядок работы с документами, установленные настоящей
Инструкцией, обязательны для всех сотрудников Департамента.
1.5. Руководители структурных подразделений несут ответственность за
организацию и состояние делопроизводства в подразделениях, а также за
соблюдение установленных правил и порядка работы с документами.
1.6. Ответственный сотрудник структурного подразделения обеспечивает
организацию делопроизводства в соответствии с Инструкцией, знакомит всех
сотрудников подразделения с нормативными и методическими документами по
делопроизводству.
1.7. При уходе сотрудника структурного подразделения, ответственного за
делопроизводство, в отпуск, отъезде в командировку, перемещении по должности
или увольнении все имеющиеся у него документы и дела передаются по указанию
руководителя структурного подразделения другому сотруднику (под расписку) с
уведомлением начальника организационно-аналитического отдела по работе с
документами о передаче дел.
1.8. Порядок ведения делопроизводства, установленный настоящей Инструкцией,
не распространяется на документы с грифом секретности и пометкой «Для
служебного пользования». Порядок ведения секретного делопроизводства
устанавливается специальной инструкцией.
2. Порядок подготовки проектов распорядительных документов
2.1. Общие положения
Подготовка проектов распорядительных документов осуществляется структурными
подразделениями Департамента:
— по поручению Мэра Москвы;
— в соответствии с планом работы Правительства Москвы;
— по решению членов Правительства Москвы (в соответствии с распределением
обязанностей);
— по инициативе Департамента в связи с необходимостью решения задач по
проведению единой жилищной политики в городе Москве.
В Департамент на согласование проекты поступают из Комплекса социальной сферы
Правительства Москвы.
Проекты, поступившие в Департамент из органов исполнительной власти города
или других организаций, не принимаются и подлежат возврату с сопроводительным
письмом за подписью заместителя руководителя Департамента.
2.2. Порядок подготовки РД
Регламентом Правительства Москвы установлен следующий порядок подготовки
проектов РД:
— подготовка текста проекта;
— направление проекта на согласование;
— доработка проекта;
— подготовка копии проекта на магнитном носителе;
— представление согласованного проекта и его копии на магнитном носителе в
протокольный отдел;
— осуществление справочной и консультативной работы по принятому (изданному)
постановлению.
2.3. Правила оформления проектов РД
Проекты РД оформляются на бланках документов Мэра и Правительства Москвы
установленного образца.
Заголовок к тексту должен быть кратким и соответствовать содержанию
документа. Заголовок начинается с предлога «О» или «Об», печатается на 12-й
строке первого листа проекта через 1 интервал, длина заголовка в одной строке
составляет не более 30 печатных знаков. Заголовок выделяется жирным шрифтом.
Текст документа должен быть предельно кратким и четким и исключать
возможность двоякого толкования. Печатается через 1,5 интервала с отступом от
заголовка в 2 интервала: строка состоит из 66 печатных знаков (вертикальное
расположение текста) и 104 знаков (горизонтальное расположение текста), абзац
начинается с 6 знака.
Структура текста РД содержит констатирующую и постановляющую части.
Констатирующая часть не должна превышать более 1/3 документа, заканчивается
словами «Правительство Москвы постановляет» и двоеточием (выделяется жирным
шрифтом).
Постановляющая часть РД может состоять из пунктов и подпунктов. Поручения
даются органам исполнительной власти города, организациям, должностным лицам
(фамилии руководителей не указываются).
В тексте жирным шрифтом выделяются:
— наименования органов (организаций) и фамилии должностных лиц, которым
даются поручения;
— сроки исполнения;
— цифры по тексту (суммы выделяемых средств, площадь земельного участка,
площадь выделяемого жилья и т.д.);
— фамилия должностного лица, на которого возложен контроль по выполнению РД;
— должность и фамилия лица, подписывающего РД.
Приложения являются неотъемлемой частью проекта РД. При наличии нескольких
приложений их нумеруют. Знак «N» перед порядковым числом приложения не
ставится. Каждое приложение имеет самостоятельную нумерацию страниц,
начинающуюся со второй страницы. Название приложения должно соответствовать
названию, приведенному в тексте РД.
Проекты распорядительных документов должны содержать:
— точные наименования органов исполнительной власти города, организаций или
должности и фамилии должностных лиц;
— сроки исполнения поручений;
— указание на обязательность опубликования в официальных изданиях Мэра и
Правительства (для распорядительных документов, затрагивающих права, свободы
и обязанности граждан);
— поручения о контроле по выполнению данного РД;
— поручения должностному лицу, на которого возложен контроль по выполнению
постановления;
— указание о признании утратившими силу РД либо их отдельных пунктов, если
вновь принимаемый документ исключает действие ранее принятых;
— указание о снятии с контроля РД в случае его выполнения.
Наименования органов исполнительной власти пишутся в строгом соответствии с
их учредительными документами. Официальные наименования органов
исполнительной власти города пишутся с прописной буквы, при повторном
использовании в тексте употребляется строчная буква.
Например:
— комитет (при первоначальном упоминании в тексте необходимо писать «Комитет
по культуре города Москвы»);
— департамент (при первоначальном упоминании в тексте необходимо писать
«Департамент образования города Москвы»).
Названия органов или организаций множественного числа пишутся со строчной
буквы.
Например:
— департаменты и комитеты города Москвы.
В проектах РД используется как буквенно-цифровое, так и цифровое написание
дат.
Например:
1 января 2003 г.
01.01.2002.
Написание дат в пределах одного документа должно быть единообразным.
В проектах РД суммы в денежном выражении — в цифровой форме с разбивкой на
группы (по три цифры) справа налево, например: 25 352 121 000 рублей. Точка в
пробелах между цифровыми группами многозначного числа не ставится.
При написании целых круглых чисел (не дробных) можно использовать
буквенно-цифровую форму, например 13 млрд. рублей, 682 млн. рублей, 151 тыс.
долларов США.
Контроль по выполнению распорядительных документов возлагается на первых
заместителей Мэра Москвы в Правительстве Москвы, руководителя Аппарата
Правительства Москвы, заместителей Мэра в Правительстве Москвы, министров
Правительства Москвы, префектов административных округов города Москвы,
которые вносили вопрос или представляли проект на рассмотрение Мэра или
Правительства Москвы.
К каждому проекту РД исполнитель заполняет лист согласования, который
печатается на оборотной стороне последнего листа документа (см. приложение N
2 к Регламенту Правительства Москвы, стр. 187).
Реквизиты листа согласования:
— вопрос внесен;
— ответственный исполнитель;
— проект представлен;
— исполнитель;
— проект согласован;
— разослать.
Все реквизиты (кроме «Разослать») печатаются прописными буквами в
именительном падеже.
2.4. Порядок и сроки согласования проектов РД
Согласование проектов РД осуществляется исполнителем.
Ответственность за согласование проектов РД (обобщение замечаний, устранение
разногласий и т.д.) возлагается на руководителя Комплекса социальной сферы.
Рассылку проектов РД на согласование в органы исполнительной власти города,
объединенных в комплексы городского управления, осуществляет Управление
координации исполнения социальной политики Комплекса социальной сферы
Правительства Москвы.
Срок рассмотрения проектов распорядительных документов, представленных на
согласование в Комплекс социальной сферы, не должен превышать:
— 20 календарных дней, не считая нерабочих или праздничных дней, с момента
регистрации проекта в Комплексе социальной сферы.
Срок рассмотрения проектов распорядительных документов, представленных на
согласование в Департамент, не должен превышать:
— 16 календарных дней, не считая нерабочих или праздничных дней, с момента
регистрации проекта в Комплексе социальной сферы.
При оперативной подготовке проекта РД по указанию Мэра Москвы срок
согласования не должен превышать 3 рабочих дней с момента получения документа
согласующим должностным лицом.
Согласование действительно в течение четырех месяцев. До выпуска
распорядительного документа в случае необходимости продления срока действия
согласования исполнитель обращается к согласующему органу с просьбой
подтвердить согласование. Подтверждение согласования оформляется письмом в
произвольной форме или дополнительным визированием.
При повторном представлении на согласование проектов РД, доработанных по
замечаниям должностного лица исполнительной власти города, согласование не
должно превышать:
— 10 календарных дней, за исключением нерабочих или праздничных дней, с
момента регистрации проекта в Комплексе социальной сферы Правительства
Москвы;
— 3 календарных дня, за исключением нерабочих или праздничных дней, с момента
регистрации проекта в Департаменте жилищной политики и жилищного фонда города
Москвы.
При появлении замечаний, имеющих принципиальное значение, исполнитель должен
заново согласовать проект РД. Ответственность за принятое решение возлагается
на должностные лица исполнительной власти города, внесшие и подготовившие
проект РД.
Подготовленный проект РД направляется с сопроводительным письмом на имя
руководителя Комплекса социальной сферы Правительства Москвы с просьбой
направить подготовленный проект на согласование.
Согласование проектов распорядительных документов, предусматривающих
обязательность проведения экспертизы экономических показателей для
определения целесообразности заключения коммерческих соглашений, договоров и
инвестиционных контрактов, должно проводиться в срок до 7 календарных дней,
не считая праздничных дней.
2.5. Оформление согласования
Согласование осуществляется путем визирования: на листе согласования
указываются должность, инициалы, фамилия, подпись должностного лица,
согласующего проект, и дата согласования.
На листе согласования проектов, подготовленных Департаментом, с левой стороны
обязательно указывать инициалы, фамилию, подпись и дату согласования
руководителем Департамента и начальником юридического отдела. Такие же
требования предъявляются к проектам, поступающим в Департамент на
согласование.
В случае наличия небольших по объему замечаний по проекту замечания
указываются в тексте проекта (на любом свободном месте), на листе
согласования рядом с подписью указывается: «с замечаниями по пункту…». Если
замечания значительны по объему, они излагаются на отдельном листе, на листе
согласования рядом с подписью указывается: «с замечаниями. Замечания
прилагаются». Замечания оформляются письмом на имя руководителя Комплекса
социальной сферы Правительства Москвы за подписью руководителя Департамента.
При оформлении разногласий по проекту на листе согласования указывается:
«лист разногласий (письмо о разногласиях на имя…) прилагается». Надпись на
листе согласования и лист разногласий (письмо о разногласиях) оформляются
исполнителем в произвольной форме с обязательным указанием спорных пунктов
проекта РД, а также изложением точек зрения исполнителя и согласующего
должностного лица органа исполнительной власти города. Лист разногласий
прилагается к проекту РД.
Внесение должностными лицами в проект незначительных замечаний не влечет за
собой повторного согласования. При появлении значительных замечаний, имеющих
принципиальное значение, исполнитель должен заново согласовать проект РД.
Ответственность за принятое решение о повторном согласовании возлагается на
должностные лица, внесшие и подготовившие проект РД.
2.6. Доработка проекта РД
Доработка проекта РД осуществляется исполнителем после согласования всеми
должностными лицами и включает в себя внесение в единый экземпляр проекта
всех замечаний и дополнений, внесенных согласующими органами и принятых
исполнителем.
Ответственность за соответствие внесенных изменений и дополнений в проект РД
возлагается на должностные лица исполнительной власти города, внесшие и
подготовившие проект РД.
Доработанный проект визируется ответственным исполнителем и представляется на
подпись руководителю Комплекса социальной сферы Правительства Москвы, который
принимает решение о готовности представления проекта в Правовое управление
Правительства Москвы.
2.7. Подготовка проекта РД на дискете
После проведения контроля соответствия представленного проекта требованиям
Регламента исполнитель оформляет электронную копию окончательного варианта
проекта на дискете.
Оформление текста на магнитном носителе (дискете) подробно изложено в
Регламенте Правительства Москвы (п. 3.2.6.1).
Ответственность за идентичность текстов на бумажном и магнитном носителях
несет исполнитель.
2.8. Доработка проектов РД, рассмотренных
Правительством Москвы
Постановления, принятые на заседаниях Правительства Москвы, дорабатываются
исполнителем с учетом замечаний и предложений, высказанных членами
Правительства, в соответствии со стенограммой заседания в течение 14
календарных дней, если Правительством не установлен иной срок.
Доработанный проект по замечаниям членов Правительства и согласованный с ними
проект постановления должны быть оформлены исполнителем в соответствии с
требованиями Регламента Правительства Москвы и представлены в протокольный
отдел.
Ответственность за своевременную доработку проектов постановлений несут
должностные лица исполнительной власти, внесшие и подготовившие проект.
2.9. Подписание, регистрация и рассылка РД
Подписание РД осуществляется в соответствии с Регламентом Правительства
Москвы (п. 3.2.9).
После подписания распорядительные документы сдаются в протокольный отдел, в
котором регистрируются, оформляются и рассылаются согласно списку рассылки.
Рассылка РД осуществляется через сектор приема и отправки документов
Управления по организации работы с документами. Каждый экземпляр рассылаемого
документа должен быть заверен печатью протокольного отдела.
2.10. Подготовка РД по Департаменту
В Департаменте издаются приказы и распоряжения руководителя по вопросам,
находящимся в компетенции руководителя, которые являются обязательными для
всех лиц, кому они адресованы.
Решения руководителя Департамента по кадровым, оперативным и текущим вопросам
издаются в форме приказов по вопросам:
— правового, кадрового, документационного, информационного и организационного
обеспечения деятельности Департамента;
— назначения на должности и освобождения от должности государственных
служащих Департамента;
— установления надбавок;
— поощрения и наложения дисциплинарных взысканий;
— предоставления очередных и внеочередных отпусков;
— обеспечения повышения квалификации и аттестации сотрудников;
— командирования;
— организации работы структурных подразделений;
— другим вопросам, входящим в компетенцию руководителя Департамента.
Юридическим основанием разработки РД структурным подразделением Департамента
может быть издание документа органами власти, конкретное поручение
руководителя Департамента, инициатива структурного подразделения.
Первой стадией разработки распорядительного документа по Департаменту
(распоряжение, приказ) является определение круга вопросов, которые предстоит
отразить в документе. Изучив законодательные акты, собрав необходимые
материалы, исполнитель (структурное подразделение) приступает к составлению
проекта РД.
Текст распорядительного документа должен иметь заголовок, в котором кратко
сформулировано содержание документа. Заголовок начинается с предлога «О»
(«Об»). Распорядительные документы оформляются на соответствующих бланках
Департамента, формат А4.
В состав реквизитов входят:
— название вида документа;
— дата;
— номер;
— заголовок;
— текст;
— подпись;
— отметки о согласовании.
Текст распорядительного документа состоит из констатирующей и
распорядительной частей. Констатирующая часть призвана объяснить, чем вызвана
необходимость подготовки распорядительного документа. В ней могут быть
перечислены факты, события, дана оценка. Констатирующая часть может
отсутствовать, если нет необходимости давать разъяснения. Распорядительная
часть излагается в повелительной форме. В распорядительных документах
(приказ, распоряжение) изложение текста должно идти от первого лица
единственного числа: «ПРИКАЗЫВАЮ», печататься прописными буквами.
Затем с новой строки с абзаца следует текст постановляющей части
распорядительного документа. Она должна быть конкретной, четкой, ясной, не
допускать двоякого толкования. Если распорядительная часть предполагает
действия нескольких исполнителей, она делится на пункты, которые нумеруются
арабскими цифрами.
В каждом пункте указываются структурное подразделение, конкретное должностное
лицо, срок исполнения. Исполнитель указывается в дательном падеже.
Последним пунктом в приказах, распоряжениях указывается лицо, на которое
возлагается контроль исполнения документа. Распорядительные документы могут
иметь приложения.
Следующим этапом подготовки распорядительного документа по Департаменту
является его согласование и подписание. Проект подлежит обязательному
согласованию с заинтересованными структурными подразделениями или
должностными лицами, которых он касается. Согласование осуществляется в
соответствии с распоряжением по Департаменту за N 56 от 01.03.2002 «О
согласовании распорядительных документов Департамента».
Согласование проводит структурное подразделение или лицо, подготовившее
проект распорядительного документа. Оформляется согласование путем
визирования документа или копии.
Полностью подготовленный проект распорядительного документа (приказ,
распоряжение) представляется на подпись руководителю Департамента, затем в
организационно-аналитическом отделе по работе с документами ему присваивается
порядковый N и ставится печать.
Приказы, распоряжения передаются в структурные подразделения согласно
рассылкам за подписью руководителя структурного подразделения, подготовившего
данный документ.
В случае производственной необходимости в распоряжения и приказы могут быть
внесены изменения, дополнения, их действия могут быть отменены или
приостановлены путем издания распоряжения или приказа руководителя
Департамента.
2.11. Регистрация, контроль исполнения
распорядительных документов вышестоящих органов власти
Распорядительные документы Мэра Москвы, Вице-мэра, Правительства Москвы и
членов Правительства Москвы, поступающие в Департамент, регистрируются в
организационно-аналитическом отделе по работе с документами. При регистрации
документам присваивается входящий номер. Например: РД-03-8/3.
После регистрации в информационной базе «Золушка» распорядительные документы
докладываются руководству Департамента.
Резолюция руководителя фиксируется в информационной базе данных. Документы
тиражируются согласно количеству исполнителей, указанных в резолюции, и
передаются для исполнения в структурные подразделения Департамента. Основной
экземпляр с синей печатью хранится в организационно-аналитическом отделе по
работе с документами.
Сроки исполнения поручений, содержащихся в распорядительных документах,
указываются в текстах документов. Сроки выполнения распорядительного
документа в целом, как правило, определяются по сроку исполнения поручения,
являющегося последним в числе мероприятий и поручений, предусмотренных
распорядительным документом.
В тех случаях, когда в распорядительном документе не определен срок
исполнения поручений, то сроком исполнения документа считается конец текущего
года.
Организационно-аналитическое управление Правительства Москвы через каждые три
месяца запрашивает у исполнителя или должностного лица исполнительной власти
города, на которое возложен контроль, информацию в форме талона-отчета о ходе
выполнения отдельных поручений, указанных в распорядительном документе
(приложение N 1).
В талоне-отчете об исполнении поручения указываются:
— исполнитель;
— наименование и номер распорядительного документа;
— название распорядительного документа;
— контролер;
— поручение по пункту;
— срок предоставления информации;
— фамилия и телефон;
— сведения о состоянии выполнения (или невыполнения) поручения;
— должность руководителя, личная подпись, расшифровка подписи (инициалы,
фамилия), дата подписания;
— должность исполнителя, личная подпись, расшифровка подписи (инициалы,
фамилия), дата подписания;
— телефон исполнителя.
За 2 дня до истечения срока исполнения исполнителю необходимо заполнить
талон-отчет либо о снятии поручения с контроля, если оно выполнено, либо о
продлении срока с указанием причин невыполнения поручения в срок. Информация
в талоне-отчете печатается шрифтом N 12-14.
При невыполнении поручения по причинам, независящим от деятельности
Департамента, необходимо указать эту причину и организацию, от которой
зависит выполнение данного поручения.
Например:
— Городская межведомственная комиссия не может перевести дом в нежилой фонд
по той причине, что префектура округа не завершила переселение жителей дома.
Если информация о выполнении поручения значительна по объему и не умещается
на бланке талона-отчета, то она излагается отдельно на бланке Департамента и
направляется в Организационно-аналитическое управление Аппарата Правительства
Москвы с приложением пустого талона-отчета. Такая же информация на бланке
Департамента направляется контролеру, на которого возложен контроль.
В течение месяца контролер Организационно-аналитического управления
Правительства Москвы передает в Департамент информацию с указанием нового
срока исполнения. Полученная информация фиксируется в базе данных и доводится
до сведения руководству Департамента и исполнителю.
Каждые две недели группа контроля организационно-аналитического отдела по
работе с документами информирует исполнителей об истечении сроков исполнения
поручений напоминаниями, распечатанными из информационной базы данных.
Распорядительные документы снимаются с контроля на основании талона-отчета
или справки, содержащих информацию о выполнении всех поручений
распорядительного документа, за подписью должностного лица, на которого
возложен контроль исполнения документа в целом.
2.12. Сроки исполнения поручений протоколов
Если сроки исполнения протокольных поручений не определены в протоколе, то
срок исполнения поручений 7 дней от даты проведения совещания.
Если срок исполнения поручения не указан, то его устанавливает куратор
протокола и указывает его в талоне-отчете или запросе, направленном
исполнителю.
В случае если исполнитель, которому дано поручение, отсутствовал на
совещании, то куратор обязан довести до его сведения информацию о данном
поручении.
Решение о продлении срока исполнения протокола на основе аргументированного
предложения ответственного за контроль протокола в целом принимается Мэром
Москвы или руководителем Аппарата Мэра — начальником Управления Мэра.
Решение о снятии протокола совещания с контроля в связи с его выполнением,
проведением повторного совещания, принятием соответствующего
распорядительного документа по предложению ответственного за контроль
протокола в целом принимается Мэром Москвы или руководителем Аппарата Мэра —
начальником Управления Мэра.
Решение о снятии с контроля отдельного поручения и продлении срока его
исполнения может быть принято уполномоченным специалистом Управления Мэра по
предложению исполнителя, согласованному с ответственным исполнителем за
контроль в целом, если изменение срока исполнения поручения не влияет на
сроки выполнения протокола в целом.
3. Подготовка и оформление документов
Подготовленные документы оформляются на бланках Департамента утвержденного
образца. Для ведения внутренней переписки бланки не применяются. Применение
бланков обязательно при направлении документов в другие организации
(приложение N 2). Использование ксерокопий бланков запрещено. При подготовке
и оформлении документов используют следующие реквизиты, обеспечивающие
юридическую силу документов:
— герб города Москвы;
— Правительство Москвы;
— Департамент жилищной политики и жилищного фонда города Москвы;
— почтовый индекс и адрес;
— телефон приемной руководителя;
— факс Департамента;
— дата документа;
— регистрационный номер документа;
— ссылка на регистрационный номер и дату документа;
— гриф ограничения доступа к документу (при необходимости);
— резолюция;
— заголовок к тексту;
— отметка о контроле;
— текст документа;
— отметка о наличии приложения;
— подпись;
— гриф согласования документа;
— визы согласования документа;
— оттиск печати;
— отметка об исполнителе;
— отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
— отметка о поступлении документа в организацию.
3.1. Особенности подготовки и оформления документов
Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола —
дата заседания, для акта — дата события. Дата документа оформляется арабскими
цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год.
Например:
Дату 5 января 2003 г. следует оформлять 05.01.2003.
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты.
Например: 5 января 2003 г.
Написание дат в пределах одного документа должно быть единым.
Регистрационный номер документа состоит из индекса структурного подразделения
(ДЖ, УЖП, РД и т.д.), номера индекса дела (03, 07 и т.д.), утвержденного
номенклатурой дел, и порядкового номера документа.
Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный
номер и дату документа, на который дается ответ.
Гриф ограничения доступа к документу (секретно, конфиденциально и т.д.)
проставляется без кавычек на первом листе документа.
В качестве «Адресата» могут быть организации, их структурные подразделения,
должностные или физические лица. В состав реквизита «Адресат» может входить
почтовый адрес.
Наименование организации или структурного подразделения указывают в
именительном падеже.
Например:
Правительство Москвы;
Управление Департамента жилищной политики и жилищного фонда города Москвы в
Северо-Восточном административном округе.
При направлении документа должностному лицу инициалы указываются перед
фамилией. Должность лица, которому адресован документ, указывается в
дательном падеже.
Например:
Первому заместителю Мэра Москвы
в Правительстве Москвы
Л.И. Швецовой
При направлении ответа физическому лицу инициалы указываются перед фамилией.
Фамилия «Адресата» пишется в дательном падеже. Первой строкой указываются
инициалы, фамилия, второй строкой — улица, номер дома, номер корпуса и номер
квартиры, третьей строкой — город и почтовый индекс.
Например:
И.П. Смирнову
Хлебный пер., д. 10, кв. 35
Москва, 100121
или
О.П. Образцову
ул. Садовая, д. 5, кв. 12
г. Липки, Киреевский р-н,
Тульская обл., 301264
При направлении документов группе однородных организаций допускается
обобщение.
Например:
Начальникам управлений
Департамента жилищной
политики и жилищного
фонда города Москвы
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «копия» при
оформлении адресата не указывается. В состав реквизита «Адресат» должен
входить почтовый адрес.
Например:
Домостроительный комбинат N 2
проезд Стройкомбината, д. 1
Москва, 119530
Адрес не проставляется на документах, направляемых в высшие органы
государственной власти Российской Федерации, органы городской власти,
департаменты, главные управления, управления, комитеты, префектуры, управы
районов, инспекции Правительства Москвы (Госгоринспекция, Мосжилинспекция и
другие).
Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к
самой длинной строке. «Адресат» допускается выделять жирным шрифтом.
Например:
Председателю садового товарищества
«Можайские дали»
В.А. Бугаеву
При утверждении документа гриф утверждения должен состоять из слова
«УТВЕРЖДАЮ» (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего
документ, его подписи, фамилии и даты утверждения.
Например:
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ЗАО «Болшевский текстиль»
Личная подпись А.И. Петров
03.02.2003
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи
располагают на одном уровне.
При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф
утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕН» («УТВЕРЖДЕНА», «УТВЕРЖДЕНЫ» или
«УТВЕРЖДЕНО»), наименования утверждающего документа в творительном падеже,
его даты, номера.
Например:
УТВЕРЖДЕН
Решением общего собрания
акционеров от 15.08.2003 N 25
или
УТВЕРЖДЕНО
Приказом Председателя
Правления банка
от 01.03.2003 N 36
Допускается в реквизите «Гриф утверждения» документа центрировать элементы
относительно самой длинной строки.
Например:
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ЗАО «Болшевский текстиль»
Личная подпись И.В. Петров
03.02.2003
Резолюция пишется на документе или на бланках установленного образца
соответствующим должностным лицом. В состав резолюции входят фамилии
исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дата.
Например:
Сидорову П.С.
Андрианову О.И.
Прошу рассмотреть и
подготовить ответ.
Личная подпись
05.03.2003
При наличии в резолюции нескольких исполнителей указывается ответственный
исполнитель или им является лицо, указанное в резолюции первым.
Заголовок к тесту включает краткое содержание документа. Заголовок
согласуется с наименованием вида документа, отвечает на вопрос: о чем? (о
ком?).
Например:
Приказ о создании аттестационной комиссии.
Отметка о контроле — это сведения о контроле по исполнению документа, которая
обозначается буквой «К», словом или штампом «Контроль».
В тексте документа, подготовленного на основании документов других
организаций, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование
организации — автора документа, дату документа, регистрационный номер
документа, заголовок к тексту.
Тексты протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали»,
«выступили», «постановили»).
В письмах используют формы изложения текста:
— от первого лица множественного лица («просим направить», «направляем на
рассмотрение»);
— от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу
выделить»);
— от третьего лица единственного числа («Департамент не возражает» или
«Департамент считает возможным»).
Текст документа должен состоять из двух основных частей. В первой части
излагается причина составления документа, во второй части — выводы, решения и
просьбы. Текст печатается, как правило, шрифтом Times New Roman размером N
12-14 на бумаге формата А4 через 1,5 межстрочного интервала. Страницы
нумеруются арабскими цифрами (2), точки и тире не ставятся. Текст документа,
как оформленный на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее, мм:
20 — левое;
10 — правое;
15 — верхнее;
20 — нижнее.
Отметка о наличии приложения, названного в тексте, оформляется следующим
образом:
Например:
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его
наименование.
Например:
Приложение: Копия распоряжения Правительства Москвы N 357-РП
от 16.01.02 «Об Аппарате Правительства Москвы»
на 9 л. в 2 экз.
При наличии нескольких приложений, не названных в тексте, их нумеруют.
Например:
Приложения: 1. Положение Организационно-аналитического
отдела по работе с документами на 4 л. в 1 экз.
2. Правила подготовки и оформления документов
Департамента на 7 л. в 2 экз.
Подпись является обязательным реквизитом документа. В его состав входят:
наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании
должностного бланка наименование должности указывать не нужно), личная
подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия).
Например:
Руководитель Личная подпись Л.П. Петров
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи
располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой
должности.
Например:
Руководитель Личная подпись Л.И. Петров
Главный бухгалтер Личная подпись А.П. Князькова
При подписании документов исполняющим обязанности не допускается ставить
предлог «за», надпись от руки «зам.» или косую черту перед наименованием
должности.
Гриф согласования документа состоит из слова «СОГЛАСОВАНО», должности лица, с
которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной
подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.
Например:
СОГЛАСОВАНО
Ректор Финансовой академии
при Правительстве Российской Федерации
Личная подпись А.Г. Грязнова
23.03.2002
Визы согласования проставляют на копиях отправляемых документов.
Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах,
проставляется на наименование должности, при этом не должна задевать личную
подпись.
Если требуется заверить соответствие копии документа его подлиннику,
необходимо поставить надпись «Верно», должность лица, заверившего копию,
личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату заверения.
Например:
Подпись
Верно
Начальник отдела кадров Личная подпись М.В. Сазонов
07.06.2002
Отметка об исполнителе включает его фамилию, инициалы и номер его телефона.
Отметку об исполнителе располагают в левом нижнем углу на лицевой или
оборотной стороне последнего листа документа.
Например:
И.П. Петров
291-94-32
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя
следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его
исполнении, слова «В дело», подпись и дату исполнителя или подпись и дату
руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ.
Допускается при направлении документа в дело проставлять на нем штамп «В
дело». В Департаменте допускается по усмотрению исполнителя направлять
материалы в дело справкой об исполнении (приложение N 4).
Отметка о регистрации документа в Департаменте содержит порядковый номер и
дату поступления.
Например:
ДЖ-Б-3572/3 ДЖ-03-452/3 РД-03-356/3
22.02.2003 22.02.2003 22.02.2003
4. Порядок работы с документами
4.1. Прием корреспонденции
Вся полученная в течение рабочего дня корреспонденция поступает в
организационно-аналитический отдел по работе с документами. Документы,
передаваемые нарочным руководству Департамента, руководителям или
специалистам структурных подразделений, подлежат оперативной передаче в
организационно-аналитический отдел по работе с документами для их
регистрации.
Корреспонденция, поступившая в нерабочее время, в выходные и праздничные дни,
принимается ответственным дежурным охраны или приемной Департамента и
передается для ее обработки в организационно-аналитический отдел по работе с
документами не позднее 9 час. 30 мин. следующего рабочего дня.
Первичные судебные повестки принимаются только с исковыми заявлениями за 10
дней до назначения дела к слушанию в суде.
При приемке документов организационно-аналитическим отделом по работе с
документами проверяются:
— правильность доставки корреспонденции по адресу. Ошибочно доставленная
корреспонденция возвращается отправителю с пояснением причины возврата не
позднее 3 рабочих дней с момента получения;
— целостность упаковки;
— наименование и адрес органа или должностного лица, которому адресовано
обращение, изложение существа обращения, заявления, Ф.И.О. обращающегося, его
адрес, дата обращения и личная подпись;
— корреспонденция в «окно» принимается при вскрытых конвертах.
Прием корреспонденции удостоверяется штампом работника
организационно-аналитического отдела по работе с документами с указанием даты
приема.
На всех документах и обращениях, поступивших в организационно-аналитический
отдел до 14.00 текущего дня, проставляется штамп с указанием даты текущего
дня. На корреспонденцию, поступившую после 14.00, проставляется штамп с
указанием даты следующего рабочего дня.
4.2. Первичная обработка
Вся поступившая корреспонденция, за исключением с надписью «Лично»,
вскрывается в организационно-аналитическом отделе по работе с документами.
При вскрытии конвертов работниками отдела проверяется наличие указанных в
документах приложений, соответствие номеров полученных документов номерам,
указанным на конвертах, наличие подписи на документе, фамилии исполнителя с
указанием его N телефона. В случае отсутствия необходимых реквизитов,
приложений документы возвращаются отправителю с указанием причин возврата.
Конверты от поступившей корреспонденции сохраняются и прилагаются к
документам в том случае, когда проставленная на конверте в почтовом штемпеле
дата получения и отправления имеет значение в качестве доказательства времени
отправки или получения материала или когда в документе нет адреса
отправителя.
После приема документы сортируются по источникам поступления:
— личные письма граждан;
— служебная корреспонденция (обращения предприятий, организаций,
учреждений);
— судебные повестки.
Руководство организационно-аналитического отдела по работе с документами
осуществляет предварительный просмотр всей поступившей корреспонденции с
целью выявления срочных и контрольных документов, требующих оперативной
регистрации.
4.3. Регистрация
Регистрации подлежат все документы, требующие учета и использования в
справочных целях (служебные документы и обращения граждан).
Регистрация корреспонденции осуществляется в автоматизированной системе
программы «Золушка-Канцелярия», версия Win 3.0.
Регистрируются, учитываются в статистическом отчете и без рассмотрения
направляются в дело те обращения граждан, которые не соответствуют
требованиям оформления, в том числе:
— обращения без подписи и адреса;
— обращения, содержащие выражения, оскорбляющие честь и достоинство других
лиц;
— обращения граждан с просьбой о толковании действующего российского
законодательства и законодательства города Москвы.
Регистрации в Департаменте не подлежат следующие документы:
— сообщения о проведении совещаний, заседаний, повестки дня;
— бухгалтерские документы;
— сводки, информационные материалы, присланные для сведения;
— рекламные извещения;
— формы статистической отчетности;
— месячные, квартальные, полугодовые и годовые отчеты;
— поздравительные письма и телеграммы;
— учебные планы, программы;
— факсограммы.
4.4. Направление на исполнение
Документы, зарегистрированные в организационно-аналитическом отделе по работе
с документами, в тот же день передаются руководству или в структурные
подразделения Департамента вместе с документами предыдущих обращений или
информацией в виде справки, содержащейся в базе данных ИС «Золушка», для
принятия решения об исполнении документов.
С резолюциями руководства Департамента документы поступают в
организационно-аналитический отдел по работе с документами для оформления их
в ИС «Золушка» и передачи документов на исполнение в структурные
подразделения.
Документы, направленные в структурные подразделения, расписываются
руководством этих подразделений исполнителям с указанием сроков и порядка
исполнения в тот же день.
4.5. Контроль исполнения документов
В Департаменте подлежат контролю все документы, срок исполнения которых
определяется в соответствии с Регламентом Правительства Москвы, а также
документы, требующие решения в соответствии со сроком исполнения, указанным в
резолюции руководства.
Ответственность за своевременное исполнение документов возлагается на
руководителей структурных подразделений, непосредственных исполнителей и
сотрудников группы контроля организационно-аналитического отдела по работе с
документами.
Контроль по срокам исполнения документов в Департаменте осуществляется с
помощью автоматизированной системы «Золушка». Руководителям подразделений
выдаются напоминания по документам, исполнение которых истекает в ближайшие
10 дней.
Начальник организационно-аналитического отдела по работе с документами
еженедельно докладывает на коллегиях руководству Департамента материалы о
состоянии исполнительской дисциплины, информирует о необходимости принятия
оперативных мер по исполнению конкретных документов.
4.6. Сроки исполнения
Сроки исполнения поручений подразделяют на типовые и индивидуальные.
Для всех видов обращений, если их разрешение не требует продления или
безотлагательных мер, устанавливаются единые сроки рассмотрения — до одного
месяца со дня их поступления и регистрации в Департаменте.
Обращения, не требующие дополнительного изучения и проверки, разрешаются в
сокращенные сроки не позднее 15 дней.
Заявления и жалобы военнослужащих и членов их семей разрешаются в сокращенные
сроки — до 15 дней со дня поступления.
Индивидуальные сроки исполнения устанавливаются для наиболее важных
документов. Сроки их рассмотрения указаны в резолюциях должностных лиц
Правительства Москвы и руководства Департамента.
Сроки исполнения документов по поручениям должностных лиц Правительства
Российской Федерации и Правительства Москвы устанавливаются со дня
регистрации в этих органах.
Документы с пометками «Незамедлительно», «Весьма срочно», «Срочно»,
«Оперативно» рассматриваются с определением сроков исполнения 1, 2, 3, 10
дней соответственно. Срок исполнения исчисляется в календарных днях от даты
подписания резолюции.
По согласованию с руководством Департамента и во избежание несвоевременной
подготовки документов сроки рассмотрения в Департаменте сокращены на два
дня.
В отдельных случаях, когда для разрешения предложений, заявлений или жалоб
необходимо проведение специальной проверки либо истребование дополнительных
материалов, сроки их рассмотрения могут быть в порядке исключения продлены
должностными лицами, подписавшими резолюцию, но не более чем на 1 месяц с
сообщением об этом гражданину или организации, подавшим обращения. При этом
общий срок рассмотрения обращения не может превышать более 2 месяцев, за
исключением случаев, когда материалы, необходимые для принятия решения,
рассматриваются в судах. В таких случаях общий срок рассмотрения обращения
продлевается на весь период судебного разбирательства.
Ответы на депутатские запросы членов Совета Федерации, депутатов
Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, информация
на обращения Московской городской Думы, депутатов МГД, депутатских комиссий,
рабочих групп или фракций предоставляются в письменной форме не позднее чем
через 30 дней со дня их получения. Ответы на запросы депутатов Мосгордумы,
внесенные на заседании Московской городской Думы, даются в письменной форме
не позднее чем через 15 дней со дня их получения.
Работа с обращениями Уполномоченного по правам ребенка в городе Москве
осуществляется на основании Закона города Москвы «Об Уполномоченном по правам
ребенка в городе Москве» и Регламента Правительства Москвы. Материалы,
сведения и документы по запросам Уполномоченного должны быть рассмотрены в
двухнедельный срок с обязательным уведомлением Уполномоченного о принятых
мерах в письменной форме. Уполномоченный имеет право принимать
непосредственное участие в рассмотрении или обсуждении поставленных им
вопросов. О времени и месте рассмотрения Уполномоченный должен быть извещен
не позднее чем за 3 дня до даты рассмотрения вопроса.
Заявления и жалобы военнослужащих и членов их семей разрешаются в сокращенные
сроки — до 15 дней со дня их поступления.
В случае невозможности исполнения поручения в указанный срок ответственный
исполнитель заблаговременно, но не позднее чем за 2 дня до установленного
срока готовит справку на имя должностного лица, подписавшего резолюцию, с
обоснованием необходимости продления срока.
Если исполнение документа поручено нескольким лицам, то соисполнители не
позднее чем за пять дней до истечения срока исполнения обязаны представить
ответственному исполнителю справку для обобщения или сообщить свое мнение в
любой другой форме, устраивающей ответственного исполнителя.
4.7. Отправка документов
Обработка и отправка исходящих документов осуществляется сотрудниками
организационно-аналитического отдела по работе с документами.
При получении документа к отправке проверяется правильность его оформления:
— наличие подписи на документе;
— правильное написание организации, должности руководителя, фамилии
заявителя;
— наличие адреса с индексом;
— наличие всех страниц в документе и всех указанных приложений;
— исходящий номер;
— фамилия исполнителя с указанием номера его телефона.
В случае неправильно оформленного документа сотрудники
организационно-аналитического отдела по работе с документами имеют право в
случае неправильно оформленного документа или исправления текста:
— вернуть документ исполнителю с указанием ошибки;
— по документам срочного характера пригласить исполнителя для исправления
допущенной ошибки.
Документы на отправку по почте, поступившие в организационно-аналитический
отдел по работе с документами до 14.00 текущего дня, оформляются сотрудниками
в тот же день с датой отправки текущего дня. Поступившие в отдел документы
после 14.00 оформляются датой отправки следующего дня.
Отправка документов через экспедицию Правительства Москвы осуществляется
сотрудниками отдела ежедневно в 11.30.
4.8. Информационно-справочная работа
Информационно-справочная работа в Департаменте ведется на основе базы данных
информационной системы «Золушка». Сотрудниками организационно-аналитического
отдела по работе с документами дается информация:
— по конкретному документу (где находится, срок исполнения, место хранения);
— по корреспонденту (автору обращения);
— по почтовому адресу.
4.9. Порядок работы с заявлениями и жалобами граждан
Обращения граждан рассматриваются в соответствии с Регламентом Правительства
Москвы и Законом города Москвы «Об обращениях граждан».
К обращениям относятся личные и коллективные письма, поступившие как
непосредственно от заявителей, так и из вышестоящих организаций и средств
массовой информации.
Рассмотрение обращений граждан считается законченным, когда рассмотрены все
поставленные в них вопросы и заявителям даны исчерпывающие ответы.
Повторными обращениями считаются документы, поступившие в Департамент от
одного и того же частного лица (группы лиц) в течение года, считая от даты
первичной регистрации обращения или если со времени подачи первого обращения
истек установленный законодательством срок рассмотрения, а также если
первичное решение вопроса, содержащееся в обращении, не удовлетворило
заявителя.
Обращения граждан (жалоба) на неправомерные действия руководителей
структурных подразделений Департамента подлежат обязательному докладу
руководству Департамента.
Запрещается направлять на рассмотрение жалобу тем органам власти или
должностным лицам, действия (или бездействие) которых обжалуются.
В распоряжении Департамента за N 41 от 15.02.2002 «Об итогах работы с
документами за 2001 год» указано: «В целях повышения качества работы с
жалобами, повторными и коллективными обращениями граждан установить, что
ответы на письма даются только за подписью заместителя руководителя
Департамента, курирующего направление, и только при представлении
исполнителем полной справки по рассмотрению всех поднимаемых в обращении
вопросов».
4.10. Прием телефонограмм
Прием телефонограмм осуществляется работниками отдела руководителя
Департамента, которые их регистрируют (2 экз.) в специальном журнале для
регистрации телефонограмм и оперативно докладывают руководству. Первый
экземпляр телефонограммы с резолюцией руководителя передается под расписку на
втором экземпляре исполнителю. В каждой принятой телефонограмме должны быть
указаны дата и время приема телефонограммы, фамилия и номер телефона
должностного лица, подписавшего и передавшего ее. Копии телефонограмм
хранятся в отделе руководителя до минования надобности в соответствии с
номенклатурой дел.
4.11. Копировально-множительные работы
Копировально-множительные работы в Департаменте осуществляет централизованно
сектор обеспечения хозяйственной деятельности. Основанием для выполнения
копировальных работ является заявка, оформленная на бланке установленного
образца (приложение N 3).
Заявка на выполнение множительных работ заполняется исполнителем по
установленной форме и подписывается руководителем подразделения. Сотрудники
Департамента сдают документы, подлежащие размножению, в комнату N 320.
Учет выполненных заявок ведется в журнале, в котором фиксируются вид и
наименование документа, дата, номер, количество страниц, количество
экземпляров, наименование структурного подразделения, фамилия должностного
лица, сдавшего и получившего работы.
Документы, подлежащие копированию, должны быть тщательно проверены, расшиты,
напечатаны четко и разборчиво. Не допускается копирование лишних
экземпляров.
Сотрудники, выполняющие копировально-множительные работы, несут
ответственность за их исполнение в строгом соответствии с требованиями,
указанными в заказе.
Копирование документов осуществляется в порядке их поступления. Срочное
копирование выполняется вне очереди.
4.12. Составление номенклатуры дел
Организационно-аналитическим отделом по работе с документами в целях
установления единой системы формирования дел на текущий год составляется
сводная номенклатура дел Департамента, являющаяся систематизированным
перечнем заголовков дел, с указанием сроков хранения.
Сводная номенклатура дел утверждается руководством Департамента и
согласовывается в установленном порядке с Центральной экспертной комиссией
Объединения «Мосгорархив». После утверждения сводной номенклатуры дел
организационно-аналитический отдел по работе с документами направляет в
структурные подразделения Департамента выписки соответствующих ее разделов
для использования в работе.
Номенклатура дел согласовывается в Объединении «Мосгорархив» не реже чем один
раз в пять лет. Вводится в действие с 1 января следующего года.
4.13. Порядок формирования дел
Исполненные документы (письма граждан) формируются в дела текущего архива в
соответствии с заголовками дел номенклатуры. При формировании дел необходимо
соблюдать следующие правила:
— направлять в дело только исполненные и правильно оформленные документы;
— направлять в дело только те документы, которые относятся к разрешению
одного вопроса;
— раздельно группировать в дела документы постоянного хранения и временных
сроков хранения;
— в дело не должны направляться документы, подлежащие возврату, лишние
экземпляры, черновики;
— допускается документы, не требующие письменного ответа, направлять в дело
справкой об исполнении (приложение N 4).
4.14. Текущее хранение дел
Отработка дел для хранения в архиве включает проведение экспертизы ценности
документов, оформление дел, составление описи на дела с постоянным и
долговременным сроками хранения. Дела длительного хранения подготавливаются в
строгом соответствии с требованиями, изложенными в Положении об архиве
Департамента и Положении о постоянно действующей экспертной комиссии
Департамента.
4.15. Экспертиза ценности документов
Экспертиза ценности документов в Департаменте проводится под руководством
экспертной комиссии (далее — ЭК), действующей постоянно.
ЭК в Департаменте действует на основании приказа N 2-а от 10.01.2002
руководителя Департамента.
Основными задачами ЭК являются:
— рассмотрение проектов номенклатуры дел Департамента;
— организация ежегодного отбора документов на хранение и уничтожение;
— рассмотрение актов о выделении к уничтожению документов и дел, срок
хранения которых истек.
ЭК является коллегиальным органом, решение принимается большинством голосов,
заседания протоколируются. Протоколы подписывает председатель и секретарь
комиссии и утверждает руководитель Департамента. Заседания проводятся не реже
2 раз в год.
В процессе экспертизы ценности документов выделяется четыре группы дел:
— постоянного хранения, подлежащие сдаче в Государственный архив;
— длительного хранения (свыше 10 лет);
— временного хранения (до 10 лет);
— подлежащие уничтожению в связи с истечением сроков хранения.
На дела с истекшим сроком хранения, отобранные к уничтожению, составляют акт.
Акт рассматривается на заседании ЭК Департамента, утверждается руководителем
Департамента, после чего Департамент имеет право уничтожить дела, включенные
в акт.
По утвержденным актам дела с истекшими сроками хранения сдаются в конторы
вторичного сырья. Сдача документов на уничтожение оформляется
приемо-сдаточными накладными, в которых указывается количество сданных дел и
их вес. Накладная и акт о выделении дел к уничтожению подшиваются в дело и
хранятся в архиве Департамента.
4.16. Подготовка и передача дел в архив Департамента
Передача дел структурными подразделениями в архив Департамента проводится
ежегодно. Дела с постоянным сроком хранения, сроком хранения свыше 10 лет,
дела временного хранения и дела по личному составу принимаются работником
архива по описям в присутствии сотрудника структурного подразделения. При
этом на обоих экземплярах описи против каждого дела делается отметка о его
наличии. После приема в конце каждого экземпляра описи делается надпись с
указанием цифрами и прописью фактического количества дел, переданных в архив
Департамента, и номера отсутствующих дел, если такие будут. Под надписью
ставятся дата приема-передачи дел и подписи лиц, осуществляющих ее
(приложение N 5).
Структурным подразделениям Департамента запрещается самостоятельно уничтожать
дела по истечении срока хранения.
Ответственность за качественную подготовку и своевременную сдачу дел в архив
Департамента возложена на сотрудников структурных подразделений.
Инструкция по работе с документами должна быть в каждом структурном
подразделении. Каждый сотрудник должен быть ознакомлен с Инструкцией под
расписку.
Несоблюдение сотрудниками Департамента требований настоящей Инструкции влечет
дисциплинарную ответственность, установленную законодательством РФ, законами и
нормативными актами города Москвы.
Приложение N 1
к Инструкции
Исполнитель: Департамент жилищной политики и жилищного фонда города Москвы.
Распоряжение Правительства Москвы от 17.07.2003 N 1261-РП.
Об утверждении адресного перечня жилых домов¦Контроль Ресин В.И.
для разработки градостроительной, ¦
исходно-разрешительной и проектно-сметной ¦
документации на жилищное строительство ¦
в 2006 году ¦
Поручение по п. 5.2:
Определить в установленном порядке заказчика на разработку предпроектной
документации (приложения 1, 2) и проектно-сметной документации на
строительство жилых домов за счет средств городского бюджета
Срок представления информации: 16.01.2004
КУРАТОР: Чичкина Т.Н. Телефон: 229-54-40
——————————————————————-¬
¦ СВЕДЕНИЯ О СОСТОЯНИИ ВЫПОЛНЕНИЯ ПОРУЧЕНИЯ ¦
¦ (ПРИ НЕВЫПОЛНЕНИИ УКАЗАТЬ ПРИЧИНУ И ПРЕДЛАГАЕМЫЙ НОВЫЙ СРОК) ¦
+——————————————————————+
¦ Департаментом жилищной политики и жилищного фонда в ноябре¦
¦проведен конкурс по определению заказчика на разработку¦
¦предпроектной и проектной документации на жилищное строительство¦
¦в 2006 году по адресному перечню приложения 1. ¦
¦ Заказчиком определен ОАО «Москапстрой». ¦
¦ Конкурс по определению заказчика на разработку предпроектной¦
¦документации по адресному перечню приложения 2 (адресный перечень¦
¦жилых домов для разработки документации на жилищное строительство¦
¦в 2006 году по инвестиционным контрактам, заключенным на основании¦
¦распорядительных документов или по результатам конкурсов с¦
¦получением доли города в денежном выражении) также проведен в¦
¦ноябре 2003 года и признан несостоявшимся по причине отсутствия¦
¦претендентов. ¦
¦ Учитывая изложенное, Департаментом заключен с ГУП ГУЗГР МКА¦
¦договор от 17 декабря 2003 года N 1-148-03-УЭФ на разработку в¦
¦2004 году предпроектной документации по адресным перечням¦
¦приложения 2. ¦
¦ Прошу поручение по п. 5.2 снять с контроля. ¦
L——————————————————————-
Руководитель: __________________________ _________ __________
(должность, фамилия, И.О.) (подпись) (дата)
Исполнитель: __________________________ _________ __________
(должность, фамилия, И.О.) (подпись) (дата)
Телефон: _________________________________
——————————————————————
Оформляется куратором Организационно-аналитического управления
Состояние исполнения поручения: — выполнено
(ненужное зачеркнуть) — не выполнено
Причины невыполнения поручения: — 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
(нужное обвести)
——————————¬ __________________ ______
¦Аппарат Правительства Москвы¦ (подпись куратора) (дата)
¦Организационно-аналитическое¦
¦ управление ¦
¦N 2-20-_________/3 ¦
¦ __________________________¦
¦от ___.___.2003 ¦
L——————————
Приложение N 2
к Инструкции
———-¬
¦ Герб ¦
¦г. Москвы¦
L———-
ПРАВИТЕЛЬСТВО МОСКВЫ
ДЕПАРТАМЕНТ
ЖИЛИЩНОЙ ПОЛИТИКИ И ЖИЛИЩНОГО ФОНДА
ГОРОДА МОСКВЫ
125009, Москва, Газетный пер., д. 1/12 Телефон: (095) 925-18-78
Факс: (095) 291-94-33
——————————————————————
_______________ N ___________________
на N _______________ от _____________
Приложение N 3
к Инструкции
Дата заказа
«___» ________ 200_ г.
Подразделение ____________ Заказчик ___________ Телефон (внут.) _________
————————-T—————-T———T——-T————¬
¦Наименование материала ¦Количество ¦В т.ч. ¦Кол-во ¦Особые ¦
¦(письмо, протокол, ¦листов ¦оборот ¦копий ¦условия: ¦
¦распорядительный ¦ ¦ ¦ ¦сшивание, ¦
¦документ, газета, ¦ ¦ ¦ ¦переплет ¦
¦журнал, прочие) ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+————————+—————-+———+——-+————+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L————————+—————-+———+——-+————
Заказ получил: __________________________
Приложение N 4
к Инструкции
Вх. N ДЖ _____________
В Организационно-аналитический отдел
по работе с документами
СПРАВКА ОБ ИСПОЛНЕНИИ
__________________________________________________________________
(наименование структурного подразделения Департамента)
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
По письму (гр-на, гр-ки, организации) ____________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
По вопросу _______________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
Информация об исполнении _________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
Исполнитель ________________ (подпись)
Начальник отдела ___________ (подпись)
«___» ________ 200_ г.
Приложение N 5
к Инструкции
УТВЕРЖДАЮ
Начальник отдела формирования
жилищных программ
___________________ (подпись)
«___» __________ 200_ г.
ОПИСЬ N
—-T——T———T———T———-T———T———-¬
¦N ¦Индекс¦Заголовок¦Дата дела¦Количество¦Срок ¦Примечание¦
¦п/п¦дела ¦дела ¦ ¦листов в ¦хранения¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦деле ¦ ¦ ¦
+—+——+———+———+———-+———+———-+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦
L—+——+———+———+———-+———+————
В данную опись внесено ____ дел с N ___ по ___, в том числе:
Литерные номера:
Пропущенные номера:
Наименование должности Подпись
составителя описи Дата