Что такое ответственное хранение в бухгалтерии

Ответственное хранение — это не «аренда места на складе», а услуга по хранению чужой вещи. По договору хранения хранитель обязуется хранить товар, переданный поклажедателем, и вернуть его в сохранности. Это базовая логика главы 47 ГК РФ.

Ключевое отличие от аренды склада — в предмете договора и в том, на что вы платите:

• Аренда склада
  • Предмет: право пользования помещением/частью помещения.
  • Экономика: платите за метры (площадь) и срок, даже если товар не двигается.
  • Операции (приемка/отбор/переупаковка) — отдельными услугами или силами арендатора.
• Договор ответственного хранения
  • Предмет: услуга хранения товара + складские операции (в зависимости от договора).
  • Экономика: платите за объем/паллетоместа и операции (приемка, размещение, обработка, комплектация, отгрузка), то есть за то, что реально делает хранитель.
  • Право на помещение вам не передается — у вас нет «владения метрами», у вас есть подтвержденный факт: товар принят и находится у хранителя.

Для бухгалтерии это принципиально: при хранении товар не превращается в актив хранителя и не «уезжает» с баланса поклажедателя — меняется лишь место нахождения и аналитика учета.

Если в ответхранении «плывет» первичка, дальше начинает «плыть» всё: расходы, НДС, доказательство реальности услуги и даже факт существования товара на чужом складе. Требования к документам бухгалтерского учета и документообороту закреплены в ФСБУ 27/2021 — это тот стандарт, на который удобно опираться, когда выстраиваете «железобетонный» пакет первички.

Ниже — рабочая цепочка документов (по сути — «складская история» товара).

Договор ответственного хранения

В договоре фиксируйте не общими словами, а максимально измеримо:

• кто есть кто: поклажедатель и хранитель;
• что именно передается: наименование, ассортимент, единицы учета, упаковка/маркировка;
• порядок приемки и критерии расхождений (количество/качество/состояние тары);
• условия хранения (температура, режимы, опасные/акцизные/маркированные товары — если актуально);
• ответственность за недостачу/порчу и порядок урегулирования;
• порядок инвентаризации и сверок остатков;
• тариф: отдельно хранение и отдельно операции (приемка/отбор/отгрузка и т. п.);
• какой комплект первички хранитель выдает ежемесячно.

 

Приемка товара — форма МХ-1 + акт приема-передачи ТМЦ

При поступлении товара на склад хранителя нужны документы, которые одновременно:

• подтверждают факт передачи (для ГК),
• фиксируют количество/ассортимент (для учета),
• позволяют потом «сшить» вычет НДС и расходы с реальной услугой.

Практический минимум:

• Акт приема-передачи ТМЦ (если у вас так заведено) — как «юридический» факт передачи;
• Форма МХ-1 (Акт о приемке товарно-материальных ценностей на хранение) — как складской документ приемки. Форма относится к альбому унифицированных форм, утвержденных Постановлением Госкомстата № 66.
• при необходимости — документы по качеству (сертификаты, паспорта, фотофиксация повреждений тары), если товар чувствительный и спорный.

Важно: в МХ-1 должна быть идентификация товара (номенклатура/артикул/партия), иначе в споре вы не докажете, что «это тот же самый товар», а в налоговой логике это ломает связку «услуга хранения — конкретные запасы».

Хранение как факт — складская квитанция и регистры склада

Для хранения «в чистом виде» полезны документы, которые показывают непрерывность контроля:

• Складская квитанция (или иной документ склада, подтверждающий принятие товара на хранение и его идентификацию);
• отчеты склада: движения за период, остатки по ячейкам/паллетам, акты пересортицы/переупаковки (если были);
• ежемесячные акты оказанных услуг с расшифровкой операций.

Именно расшифровка «что сделано» — ключ к защите расходов и НДС.

Возврат товара — форма МХ-3 + подтверждение отгрузки

При возврате/выдаче товара поклажедателю:

• Форма МХ-3 (Акт о возврате ТМЦ, сданных на хранение) — также из постановления Госкомстата № 66.
• сопроводительные документы отгрузки (накладная/УПД/транспортные документы — по вашей логистике).

Почему отсутствие МХ-1/МХ-3 опасно именно для расходов

Налоговая обычно «цепляется» не за название формы, а за отсутствие доказательств:

• что товар действительно был передан и хранился;
• что услуга реально оказана и связана с конкретными запасами;
• что объем операций соответствует тарифу и сумме в акте.

Когда нет МХ-1/МХ-3 (или их аналогов с качественной идентификацией), акт услуг становится «бумажкой без содержания», а это прямой путь к спорам по признанию расходов по налогу на прибыль и по вычету НДС.

Нормальная учетная модель простая: у поклажедателя запасы остаются его активом (ФСБУ 5/2019), а у хранителя — чужой товар живет на забалансе.

У поклажедателя (клиента): товар остается на балансе (41)

Логика: товар — это ваши материально-производственные запасы, они не перестают быть вашими только потому, что физически лежат на чужом складе. В учете меняется аналитика (субсчет/место хранения).

Типовые движения (примерно, подстройте под свою учетную политику):

• Перевод товара на «чужой склад» (внутреннее перемещение по аналитике):
  • Дт 41 “Товары на складе хранителя”
  • Кт 41 “Товары на собственном складе/в пути”
    (Сумма не меняется — меняется место хранения в аналитике.)
• Принятие к учету услуг хранения/складских операций:
  • Дт 44 (или 26/20 — в зависимости от функции затрат)
  • Кт 60 — отражены услуги хранителя по акту
  • Дт 19
  • Кт 60 — НДС по счет-фактуре/УПД
• Вычет НДС (при выполнении условий) — по вашей обычной схеме:
  • Дт 68.НДС
  • Кт 19

Что важно для практики: услуги хранения почти всегда относятся к расходам периода (логистика/сбыт/управление). В стоимость запасов по ФСБУ 5/2019 их включают только тогда, когда они непосредственно доводят запасы до состояния и места, пригодных для использования/продажи, и это закреплено в учетной политике (на практике — осторожно и обоснованно).

У хранителя (склада): забалансовый счет 002

Чужие ТМЦ — не ваш актив. Поэтому используем 002 “Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение” по Плану счетов (Инструкция к Приказу Минфина № 94н).

Отражение движения на 002 (не бухгалтерские проводки в балансовом смысле, но правила записи стандартные):

• Приняли товар на хранение:
  • Дебет 002 — принятие ТМЦ на ответственное хранение (по стоимости, принятой для учета на 002 — как правило, по данным поклажедателя/документам передачи)
• Вернули товар поклажедателю:
  • Кредит 002 — списание ТМЦ с ответственного хранения

Услуга хранения — это уже ваша реализация услуг (типовой вариант):

• Начислена выручка по акту:
  • Дт 62
  • Кт 90.1
• Начислен НДС с реализации:
  • Дт 90.3
  • Кт 68.НДС
• Списаны расходы склада (зарплата, аренда, коммуналка и т. п.) — по вашей модели:
  • Дт 20/25/26 → закрытие на 90.2 (или иной порядок, если так настроено).

Налог на прибыль: как обосновать расходы на хранение/логистику

Чтобы расходы на услуги ответхранения безопасно проходили как признание расходов по налогу на прибыль, держите три опоры:

• Экономическая обоснованность: хранение связано с деятельностью, направленной на получение дохода (товарный запас для продаж, сезонность, распределение по регионам, консолидация партий, подготовка отгрузок).
• Документальное подтверждение: договор + МХ-1/МХ-3 + акты услуг с детализацией операций + отчеты склада об остатках/движении.
• Реальность услуги: следы логистических операций (въезд/выезд, заявки, WMS-отчеты, маршруты, фото, переписка по расхождениям).

Слабое место почти всегда одно: «акт на одну строку — хранение за месяц». Если нет детализации, налоговая легко заявляет: не доказано, что и в каком объеме оказано.

НДС: когда безопасен вычет НДС по услугам хранения

Для вычета входящего НДС по услугам логистического оператора бухгалтерии обычно важны:

• корректный счет-фактура/УПД и акт услуг;
• принятие услуг к учету;
• использование услуг в деятельности, облагаемой НДС;
• отсутствие разрывов в логике «товар существует — товар учтен — товар лежит на складе — операции подтверждены».

Если «провисает» подтверждение нахождения товара на складе (нет МХ-1/МХ-3/аналогов, нет остатков, нет движения) — спор по НДС становится вопросом времени.

Налоговая «не любит» ответхранение не как инструмент, а как оболочку для слабой первички. Самые частые провалы:

• “Фиктивное” хранение
  • в договоре одно, по факту другое (нет приемки, нет остатков, нет движений);
  • склад «на бумаге», адрес массовый, нет инфраструктуры под заявленные объемы.
• Акты без детализации
  • одна строка «услуги хранения», без паллетомест/объемов/периода/операций;
  • нет привязки к заявкам/номерам поставок/партиям.
• Неопределенность ответственности
  • не прописано, кто и как фиксирует недостачу/порчу, сроки претензий, порядок оценки ущерба;
  • в итоге бухгалтерия не может корректно закрыть ни претензию, ни списание.
• Плохие “акты приема-передачи ТМЦ”
  • нет идентификации товара (артикул/партия), нет единиц учета, нет состояния упаковки;
  • в споре с хранителем и в споре с ФНС это почти всегда проигрышная позиция.

Нативная практика из жизни: когда бухгалтерия выбирает не «дешевый склад», а партнера с понятным документооборотом, проблем становится кратно меньше. Например, как ориентир можно смотреть на склад ответхранения, где обычно выдают комплект складских документов (включая МХ-1 и МХ-3) и понятные акты услуг — именно такие пакеты первички меньше всего раздражают ФНС.

Вопрос: Нужно ли проводить инвентаризацию на чужом складе?

Нужно обеспечить инвентаризационный контроль так, чтобы вы могли подтвердить остатки и движение.

На практике безопасная схема:

• закрепить в договоре периодичность и формат сверки остатков;
• получать от хранителя отчеты об остатках и движении с расшифровкой по номенклатуре/партиям;
• проводить инвентаризацию с участием представителя хранителя (или комиссионно, если это предусмотрено договором), оформляя результаты по вашей учетной политике и внутренним регламентам.

Смысл простой: товар ваш — ответственность за достоверность учета ваших запасов тоже ваша.

Вопрос: Можно ли хранить товар без договора, только по накладной?

Технически товар можно физически разместить, но юридически и налогово это слабая позиция:

• без договора ответственного хранения трудно доказать условия ответственности хранителя и сам факт правоотношений хранения по ГК;
• без договорной базы и складских документов (МХ-1/МХ-3 или аналогов) резко растут риски по расходам и НДС.

Если ситуация разовая — хотя бы оформляйте «минимальный» договор/оферту + акты приемки/возврата и порядок тарифов.

Вопрос: Как списывать недостачу, если она произошла по вине хранителя?

Рабочая логика у поклажедателя обычно такая:

• фиксируете факт недостачи (инвентаризация/акт расхождений/акт с хранителем);
• отражаете недостачу в учете товаров:
  • Дт 94
  • Кт 41
• одновременно признаете требование к хранителю (претензия) — чтобы недостача не «повисла» просто расходом:
  • Дт 76 (расчеты по претензиям)
  • Кт 94
• при возмещении:
  • Дт 51
  • Кт 76

Если хранитель компенсирует товаром (возвратом аналогичного) — схема может отличаться, но принцип тот же: недостача должна быть оформлена документально и «сшита» с ответственностью хранителя по договору.

Ответственное хранение — это управляемая и прозрачная конструкция, если сделать три вещи:

• юридически корректно оформить отношения по ГК РФ (глава 47) с понятной ответственностью сторон;
• выстроить документооборот по стандартам и здравому смыслу (ФСБУ 27/2021 + складские МХ-1/МХ-3/квитанции/отчеты);
• правильно разделить учет: у поклажедателя товар на балансе (как запасы по ФСБУ 5/2019), у хранителя — на забалансе 002.

Тогда аутсорсинг склада действительно упрощает жизнь бухгалтерии: расходы подтверждаемы, НДС прогнозируем, инвентаризация на чужом складе — не «страшилка», а понятный регламент.

Автор:

Колотов Максим — эксперт в складской логистике с опытом свыше 10 лет в сфере 3PL-услуг. Он специализируется на расчете тарифов хранения, внедрении WMS-систем и адресного хранения грузов, настройке SLA для операционной эффективности, а также проведении аудитов складского учета и оптимизации затрат. Особое внимание уделяет роли ответственного хранителя товаров: обеспечивает сохранность имущества клиентов, минимизирует риски порчи или утраты, проводит регулярный контроль инвентаризации и соблюдения условий хранения.