Бумажные дела ТСЖ

Управленческие дела товарищества требуют аккуратного ведения делопроизводства. Ведь протоколы общих собраний, заседаний правления ТСЖ и ревизионной комиссии, другие документы товарищества должны, «как порох, всегда быть сухими», так как в любой момент могут потребоваться. Как этого добиться, рассказывает председатель совета Ассоциации ТСЖ «Центр» Лев Матеров.Все расходы учитываются
Начинать делопроизводство в товариществе надо сразу, как только в многоквартирном доме образуется инициативная группа по выбору способа его управления. При создании и регистрации товарищества собственников жилья активисты несут определенные денежные расходы, которые потом должны быть распределены на всех собственников – членов товарищества (пропорционально занимаемой площади). Траты придется подтверждать на основании принятого устава ТСЖ, а затем утверждать на общем собрании членов товарищества. Так что любые расходы должны быть подтверждены документально: чеками, договорами, описями сбора средств с подписями собственников помещений и т. д. За каждую потраченную копейку придется отчитываться перед собственниками.
Часть расходов жители могут компенсировать своими возможностями: у кого-то есть компьютер и принтер, кто-то имеет ксерокс, кто-то может размножить материалы на работе и т. д. Все это также нужно учитывать.
Кто за что отвечает
Если решили, что управлять домом будет ТСЖ, то его правление организует и ведет делопроизводство на основании самостоятельно разрабатываемых индивидуальных инструкций и других нормативно-методических документов, не противоречащих законодательным актам. Сама эта инструкция утверждается решением правления.
Ответственность за организацию делопроизводства возлагается уставом товарищества на председателя правления. Он же назначает ответственного за ведение делопроизводства кого-то из правления. Ну а если оно немногочисленное, то этим делом обычно занимается сам председатель.
Делопроизводство должно соответствовать ГОСТу 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и ГОСТу Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
Чтобы вас ни с кем не спутали
Основные виды документов товарищества должны оформляться на бланках. Наименование ТСЖ указывается в точном соответствии с его уставом и обычно располагается в верхней части документа (слева или по центру).
Есть проблемы с названиями товариществ. Они часто повторяются. Например, популярно «Наш дом» или просто по названию улицы, где расположен дом. В результате, в первом случае, приходится искать товарищество по всему городу, а во втором случае, на почтовый адрес, например, ТСЖ «Арбат» может прийти вся корреспонденция по этой улице. Поэтому, чтобы не было повторений, лучше включать в название почтовый адрес, например, ТСЖ «Профсоюзная 46-2». Тогда уж точно вас ни с кем никто не спутает.
Хронология
Датой документа является день его подписания, а для документа, принимаемого коллегиальным органом (общим собранием членов ТСЖ, правлением товарищества), – день его принятия, для утверждаемого документа – день, когда это произошло. Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, например, председателем правления или главным бухгалтером ТСЖ. Необходимо помнить, что документы вступают в силу с момента их подписания (или утверждения), если в тексте или законодательством не предусмотрена иная дата. Так, например, датой создания ТСЖ (по закону о государственной регистрации юридических лиц) является не дата проведения общего собрания собственников помещений, а дата регистрации товарищества в качестве юридического лица в налоговой инспекции.
Даты подписания, утверждения, согласования документа товарищества, а также даты, имеющиеся в тексте, должны оформляться цифровым способом (например, 24.06.2005 г.). В документах товарищества финансового характера применяется словесно-цифровой способ написания дат: 28 июня 2005 г. При ссылке в тексте на правовой акт, хозяйственный договор ТСЖ или иной документ дата проставляется следующим образом: договор № 36-Д от 28.06.2005 г.
Кто что подписывает
Документы, направляемые сторонним организациям от имени ТСЖ, подписываются председателем правления или его заместителем. Например, председатель правления ТСЖ «_____» (В. В. Иванов).
Документы коллегиальных органов подписываются председательствующим на заседании коллегиального органа. Например, решение общего собрания собственников помещений многоквартирного дома подписывают председатель собрания и его секретарь.
В документах, подготовленных комиссией или комитетом при ТСЖ, указываются не должности лиц, составивших их, а наименование их обязанностей в составе комиссии. При подписании документа товарищества несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.
Если должностное лицо товарищества, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ должен подписываться лицом, исполняющим обязанности председателя правления или его заместителем. При этом необходимо указывать фактическую должность лица, подписавшего документ, и его фамилию (исправления «и. о.», «зам.» вносятся машинописным способом или от руки). Не допускается подписывать документы товарищества с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.
Как бумагу утвердить и как ее послать
Документы утверждаются решениями общего собрания собственников помещений многоквартирного дома, общего собрания членов ТСЖ, а также правлением товарищества, ревизионной комиссией или председателем правления. Делается это следующим образом:
УТВЕРЖДАЮ. Председатель правления ТСЖ «_____», (личная подпись, инициалы, фамилия), дата 00.00.00 г. или
УТВЕРЖДЕНО. Протокол общего собрания ТСЖ «_______» № ____ от 00.00.00 г.
В бланках ТСЖ должен быть указан полный почтовый адрес с индексом. Например, Товарищество собственников жилья «Ясеневый – 19», 117593 г. Москва, Ясеневый бульвар, 19. Поскольку председатель правления ТСЖ избирается на два года, то, чтобы не править каждый раз бумаги, указывается только номер жилого дома. Ведь за каждое изменение в правоустанавливающих документах ТСЖ надо платить госпошлину в размере 2 000 рублей. А при избрании нового председателя правления придется только сообщить в почтовое отделение номер квартиры председателя, на который следует доставлять корреспонденцию.
На бланке ТСЖ можно указывать и адрес электронной почты товарищества, председателя правления или же одного из членов правления, если они у них имеются. Кстати, электронная почта позволяет проводить виртуальные заседания правления, обмениваться данными и оперативно принимать решения. Документы, посылаемые электронной почтой, оформляются в обычном порядке.
Как все прилагается
Если документ имеет приложения, названные в тексте, то отметка о них оформляется по следующей форме: ПРИЛОЖЕНИЕ на 10 л. в 3 экз. Если приложения в тексте не названы, то необходимо перечислить их названия, количество листов и экземпляров каждого. ПРИЛОЖЕНИЕ: «Список льготников – членов ТСЖ» на 3 л. в 1 экз. или «Справка расчет задолженности членов ТСЖ по ЖКУ» на 2 л. в 1 экз.
Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается. При наличии нескольких приложений они нумеруются. Приложения должны оформляться на стандартных листах и иметь все необходимые для документа реквизиты.
Это только некоторые основные требования к делопроизводству товарищества собственников жилья. Об особенностях подготовки и оформления отдельных видов документов мы расскажем в последующих публикациях.
Понятно, что делопроизводство – работа скучная. Но правильное и аккуратное его ведение позволит избежать конфликтов с жителями дома. Кроме того, оформленные в соответствии с ГОСТами документы ТСЖ имеют юридическую силу и могут быть использованы в качестве аргументов в судах. Ведь, как известно, «что написано пером, не вырубишь топором».
P.S. Предыдущие публикации, посвященные теме организации и работе ТСЖ, вы можете прочитать в № 22 от 2 июня, № 23 от 9 июня, № 26 от 30 июня, № 27 от 7 июля 2005 г.
Обращаем также внимание читателей на то, что под рубрикой «Ликбез» мы публикуем методические советы руководителей общественных организаций, которые не подотчетны Департаменту жилищной политики и жилищного фонда города Москвы. Это не официальная информация, а советы практиков.